Zentralisierte Bezahlung von Hotelübernachtungen

Ab sofort bietet der Hotel Solutions Provider HRS seinen 35.000 Firmenkunden weltweit gemeinsam mit dem internationalen Kreditkartenanbieter AirPlus Alternativen zur direkten Bezahlung im Hotel: Die AirPlus-Bezahllösung ist ab sofort in das HRS Produkt „Global Payment“ integriert und ermöglicht so eine zentrale Bezahlung für alle Hobelbuchungen weltweit über HRS. Zusätzlich wird HRS auch eine „Paperless Travel“-Lösung anbieten. Durch die detaillierten Informationen und die hohe Datenqualität können Unternehmen weitere Einsparpotenziale bei ihren Hotelausgaben identifizieren und ihre Einkaufs-strategien in diesem Bereich weiter optimieren. Zudem werden die Prozesse in der Finanzabteilung effizienter. Reisende profitieren von einer vereinfachten Reisekosten-abrechnung und müssen nicht mehr in Vorkasse treten, für Unternehmen entfallen Reisekostenvorschüsse für Hotelaufenthalte.

Damit erweitert HRS gemeinsam mit AirPlus sein Produktportfolio und bietet nun vom Hoteleinkauf über die Buchung und Bezahlung bis zum Reporting einen umfassenden Service rund um die Hotelbuchung. „Bei den Hotelausgaben wollen wir unseren Kunden ähnlich komfortable Lösungen anbieten, wie sie es heute schon von den Flugausgaben kennen“, erklärt Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS. „Durch die Integration der AirPlus-Bezahllösung in Global Payment erhalten Firmenkunden mehr Transparenz und können durch automatisierte Prozesse Zeit und Kosten sparen.“ Dank der starken globalen Präsenz und dem direkten Kontakt zu den Hotels können HRS und AirPlus diese Lösungen weltweit offerieren.

Global Payment: Bezahlen via virtueller Kreditkarte
Entscheidet sich ein Kunde für die „Global Payment“-Lösung, wird bei jeder Hotelbuchung über das individuelle HRS Firmenkundenportal vollautomatisch eine virtuelle MasterCard-Nummer erzeugt und an das gebuchte Hotel übermittelt. Diese Lösung basiert auf A.I.D.A. (AirPlus Integrated Data and Acceptance), die auf die weltweite Online-Akzeptanz des MasterCard-Netzwerks zugreift. Die virtuelle Kreditkarte ermöglicht eine bessere Kontrolle der Reiserichtlinien und eröffnet dem Reise-Management in Unternehmen zahlreiche neue Möglichkeiten der aktiven Steuerung. So kann der Travel Manager einzelne Leistungen wie beispielsweise Frühstück, WLAN oder Parkplatz, die das Unternehmen erstattet, genau definieren. Transaktionshöhe und Gültigkeitsdauer werden individuell festgelegt. Gleich-zeitig gilt die virtuelle Kreditkarte als Zahlungsgarantie für das Hotel, zum Beispiel im Falle einer Spätanreise.

Sämtliche Hotelkosten werden nach dem Check-out zentral über den verknüpften AirPlus Company Account abgerechnet. Bis zu neun zusätzliche Datenfelder wie Kostenstelle, Personalnummer oder Projektnummer können firmenspezifisch erfasst und in die Rechnung integriert werden. Diese erweiterte Datenqualität erleichtert die Zuordnung und die Analyse der entstandenen Kosten. „Mit A.I.D.A. stellen wir den HRS Kunden, die schnell und einfach ein effizientes Payment-System nutzen wollen, eine erprobte und zentrale Lösung zur Verfügung“, erläutert Michael Fürer, Director Sales Germany bei AirPlus. Die Implementierung der „Global Payment“-Lösung über HRS kann sehr kurzfristig erfolgen und ist für HRS Firmenkunden kostenfrei.

Paperless Travel: Rechnungsverarbeitung durch HRS
Im Fokus der weiteren Zusammenarbeit mit AirPlus steht jetzt die Zusammenführung der Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten im HRS Produkt „Paperless Travel“. Mit dieser Lösung unterstützt HRS seine Firmenkunden zusätzlich beim Abrechnungsprozess: Rechnungen samt zugehöriger Prüfung laufen allesamt direkt über das Hotelportal. Mit der digitalen Bereitstellung der Rechnungsdaten werden die verschiedenen Posten aufge-schlüsselt und die Mehrwertsteuerbeträge auf Einzelpositionsebene dargestellt. Die Weiterverarbeitung in ERP (Enterprise-Resource-Planning) und Abrechnungssystemen wird so deutlich erleichtert.

„Paperless Travel leistet einen wertvollen Beitrag zur weiteren Optimierung im Reise-kostenmanagement“, zeigt sich auch Tobias Ragge erfreut und ist überzeugt, dass das neue Produkt im Markt großen Anklang finden wird. Durch die Zusammenführung der Daten sehen die Partner noch große Potenziale, die gemeinsamen Produkte auszubauen, um den Mehrwert für die Firmenkunden weiter zu erhöhen.