Wissensmanagement in der Einkaufsabteilung

Einkaufsabteilungen stehen tagtäglich vor der Herausforderung, aus einer Fülle von Anbietern den passenden zu finden. Dazu ist es notwendig, das eigene Abteilungs- beziehungsweise Fachwissen mit dem vorhandenen Wissen aus anderen Fachabteilungen zu kombinieren, um rasch einen Überblick über Anforderungen und Anbieter zu bekommen. Doch das meistens bereits vorhandene Wissen im Unternehmen bleibt oft ungenutzt, weil es sich um Informationen handelt, die nicht oder nur unzureichend vernetzt sind.

Unternehmen verwenden heute viele Anwendungen und Datenquellen parallel, damit die Arbeitsabläufe der unterschiedlichen Abteilungen effizient erledigt werden können. So werden nicht nur Netzlaufwerke zur Zwischenablage, Archivsysteme zur Aufbewahrung und Dokumenten-Management-Systeme für die versionierte Ablage von Dokumenten wie Angebote und Verträgen verwendet. Zusätzlich kommen auch Controlling Werkzeuge wie SAP oder Product-Life-Cycle Management-Werkzeuge zum Einsatz, um effizient Rück-schlüsse auf die jeweiligen Lebenszyklen eingekaufter und verkaufter Produkte ziehen zu können. Die Verwendung dieser verschiedenen Quellsysteme und Fachanwendungen ist nötig, führt aber dazu, dass Informationen oft nicht optimal miteinander vernetzt sind und damit nicht einfach gefunden werden können.

Für Einkaufsabteilungen bedeutet das eine große Herausforderung. Zwar liegen viele wichtige Daten wie Stammdaten strukturiert erfasst vor. Typischerweise werden aber auch viele der Daten, die Rückschlüsse für die Bewertung von Lieferanten und Produkte geben könnten, völlig unstrukturiert gespeichert. Spannend wird es dann, wenn der Einkauf rasch einen vollständigen Überblick über alle relevanten Informationen, also eine 360-Grad-Sicht, zu einem Produkt oder zu einem Lieferanten benötigt. Da die Mitarbeiter aufgrund der Vielzahl an Datenquellen nicht ad hoc wissen, an welcher Stelle sie nach geeigneten Informationen suchen müssen, sind sie gezwungen, jedes einzelne Ablagesystem zu durchforsten und Angaben mühsam zusammentragen. Diese Recherchearbeit kostet viel Zeit, Geld und letztlich Nerven. Im schlimmsten Fall wird das Wissen in diesem Quellen- und Daten-dschungel gar nicht mehr gefunden und liegt ungenutzt und verborgen im System. Eine einheitliche und vor allem vollständige Sicht auf einen Lieferanten beziehungsweise auf Produkte ist aber entscheidend, um die Einkaufsprozesse, Margen und die Qualität für das eigene Unternehmen laufend zu optimieren.

Von Business Process Optimization zum praxistauglichem Wissensmanagement
Enterprise Search Produkte optimieren diese kritischen Prozesse im und für den Einkauf: Enterprise Search bindet alle vorhandenen Datenquellen und Informationen ein und versetzt Anwender in die Lage, strukturierte wie unstrukturierte Daten schnell und effizient zusammenzuführen, zu analysieren, zu durchsuchen und übersichtlich darzustellen. Entsprechende Lösungen binden alle Daten bei der Suche nach Informationen ein und erlauben Mitarbeitern, auf das gesamte vorhandene Wissen zu einem Lieferanten oder Produkt zuzugreifen. Sie geben damit Fachabteilungen wie dem Einkauf die Möglichkeit, sich jederzeit einen umfassenden Überblick über Geschäftsvorgänge zu verschaffen – ganz ohne aufwendige Recherche in den bereits verfügbaren, aber verstreuten Informationen.

Je nach Fragestellung lassen sich dabei unterschiedliche Ergebnisse auswerten: Gibt es bei bestimmten Lieferanten beispielsweise Qualitätsschwankungen in den gelieferten Produkten und Vorprodukten, die untere anderem Auswirkung etwa auf den Produkt-Lebenszyklus haben können? Oder sind in Nebenabsprachen wie etwa i einem Side Letter zu den bestehenden Lieferantenverträgen, die nicht im System, aber in einer Mailbox vorhanden sind, Angaben zur Termintreue? Aufgrund semantischer Analysen, dem Verstehen von Sprache und Inhalten, sind Enterprise Search Lösungen in der Lage, solche Informationen im richtigen Kontext – oft mit nur einer Suchanfrage – zur Verfügung zu stellen, ohne dass für diese Recherchen die IT involviert werden muss. Das optimiert nicht nur die Kennzahlen (KPIs) der Fachabteilung, sondern führt, richtig angewandt, auch zu deutlich mehr Durchsatz bei allen vorrangigen Informationsprozessen.

Enterprise Search Lösungen können heute viel mehr, als ein Suchfeld und Suchergebnisse bereitzustellen. Natürlich liefern das Suchfeld und das Suchergebnis bereits einen deutlich messbaren Mehrwert für alle Wissensarbeiter. Doch geht es vor allem auch darum, Informationen übersichtlich und strukturiert in einer sogenannten 360-Grad-Sicht anzubieten, die den jeweiligen Kontext des Anwenders etwa dessen Rolle, seine Abteilung, die Anwendung, Workflowinformationen und seine Berechtigungen berücksichtigt. Dadurch sieht er die wichtigsten Kerninformationen auf den ersten Blick, angereichert mit wertvollen Zusatzinformationen wie zum Beispiel „Experten zu diesem Thema“, ähnliche Bedarfsanforderungen der Vergangenheit, Vergleichsinformationen oder einfach nur wichtige zusätzliche Metainformation zur rascheren Bearbeitung.

Professionelle Enterprise Search Lösungen integrieren nicht nur alle Quellen und stellen die Informationen übersichtlich bereit – sie sind auch intelligent und erkennen Zusammenhänge zwischen den Informationen vollautomatisch. Wird beispielsweise nach einem bestimmten Bauteil gesucht und dessen Name in das Suchfeld eingegeben, so erkennt die Lösung automatisch den Zusammenhang zwischen Name und Artikelnummer, aber auch die Experten für dieses Bauteil, die Lieferanten bis hin zu Supply Chain/Network Informationen zu diesem Bauteil. Natürlich liefert die Enterprise Search Lösung auch jene Suchergebnisse, in denen die Artikelnummer oder der Name des Bauteils im Fließtext vorkommen. Somit wird sichergestellt, dass bei der Suche keine wichtigen Informationen unberücksichtigt bleiben.

Fazit
Große und vielfältige Datenmengen können für den Einkauf entweder zum Problem oder zum Segen werden. Wichtig ist nur, wie mit ihnen umgegangen wird. Enterprise Search Produkte stellen die ideale Lösung dar, um alle vorhandenen Daten, ob strukturiert oder unstrukturiert und egal wo sie gespeichert sind, effizient zu nutzen. Dabei werden alle benötigten Informationen nicht einfach nur gefunden, sie werden auch übersichtlich und strukturiert dargestellt. Diese 360-Grad-Sicht ermöglicht eine schnelle und zielführende Entscheidungsfindung für einen Lieferanten oder ein Produkt.

Autor: Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH.