Verhandelten Firmenraten gibt es nicht immer

In Zusammenarbeit mit HRS hat die GBTA Foundation, die Bildungs- und Forschungssparte der Global Business Travel Association, eine globale Umfrage unter Travel Managern durchgeführt. Ziel der Untersuchung war es zu ermitteln, wie häufig im Voraus verhandelte Hotel-Konditionen fehlerhaft in den Buchungssystemen vorkommen und wie häufig Travel Manager sogenannte Rate Audits zur Überprüfung einsetzen. Das Ergebnis: Nur ein Bruchteil der befragten Travel Manager checkt regelmäßig, ob die geladenen Firmenraten überhaupt korrekt sind. Gleichzeitig schätzt aber ein Drittel der Travel Manager, dass die Fehlerquote bei den Raten über 20 Prozent liegt.

Regelmäßige Rate Audits finden in nur wenigen Unternehmen statt
Aus den Antworten der GBTA Umfrage geht hervor, dass ein kontinuierliches Rate Audit bisher wenig etabliert ist. 33 Prozent auditieren die Raten einmalig, wenn sie in die Buchungs-systeme geladen werden. 22 Prozent überprüfen die Raten alle paar Monate und 31 Prozent nur einmal im Jahr. Lediglich zwei Prozent der Befragten gaben an, die Raten wöchentlich zu prüfen, weitere sieben Prozent führen den Audit auf Monatsbasis durch. Gleichzeitig deckt die GBTA-Analyse auf, dass die Wahrnehmung über inkorrekte Raten bei den Unternehmen stark variiert: Während 37 Prozent von nur wenigen fehlerhaften Raten ausgehen (unter 5 Prozent der Fälle), schätzen weitere 30 Prozent die Fehlerrate im Rahmen von 6 bis 20 Prozent. Und ein Drittel der Unternehmen sieht in mehr als 20 Prozent der Fälle Fehler.

Die Studie zeigt zudem, dass sich Travel Manager dem Thema Rate-Audit auf sehr unter-schiedliche Art und Weise nähern. Gut die Hälfte (48 Prozent) der Befragten stemmt die Überprüfung intern und durch manuelle Arbeit. 40 Prozent erwarten, dass ihre Geschäfts-reisenden fehlerhafte Raten bei ihnen melden. Andere wiederum vertrauen auf Reports von Dritten, wie etwa ihren TMC oder den Hotels.

Unternehmen bekommen nicht immer das, was verhandelt wurde
Eine Datenanalyse von HRS zeigt, dass Unternehmen beim Hoteleinkauf häufig nicht das erhalten, was in den Verhandlungen vereinbart wurde. So ist jede vierte der mehr als 23.000 analysierten Raten fehlerhaft in Bezug auf den Preis oder die inbegriffenen Zusatzleistungen. Etwa jede zehnte Rate (11 Prozent) liegt über dem vom Unternehmen mit dem Hotel verhandelten Übernachtungspreis. Bei der Auswertung hat sich HRS auf das enorme Datenvolumen aus 40.000 Hotelprogrammen von Unternehmen und weltweit über 350.000 angeschlossenen Partnerhotels bezogen.

Neuer HRS Rate Protector prüft Raten automatisiert und korrigiert diese
Ab sofort bietet HRS Firmenkunden mit dem Rate Protector einen Service an, der die Preise und Zusatzleistungen prüft und so die Kosten senkt. Dabei vergleicht HRS die geladenen Raten automatisiert mit den verhandelten Parametern und stößt bei Abweichungen einen Korrekturprozess mit dem Hotel an. Solange die tatsächliche Rate von der verhandelten abweicht, wird sie dem Buchenden nicht im System angezeigt. Der Rate Protector ist ein exklusives Angebot für Kunden, die bereits den Service „Intelligent Sourcing“ von HRS nutzen – den zentralisierten und onlinebasierten Einkauf von Übernachtungsleistungen.

Fehlerhafte Raten – unabhängig der Gründe – erhöhen Kosten und Ineffizienzen
Im Hoteleinkauf folgt auf die Request-For-Proposal (RFP) Phase und Vertragsverhandlungen das Laden der vereinbarten Daten in die globalen Distributionssysteme (GDS) und Buchungs-systeme des Unternehmens. Dabei kann es aufgrund mangelnder Branchenstandards (wie etwa uneinheitlicher Zimmerkategorien), unterschiedlicher Systeme und menschlicher Fehler zu Abweichungen zwischen den vereinbarten Werten und den Angaben im Buchungs-Tool des Unternehmens kommen. Zu teure Raten sind in elf Prozent der Fälle ein Kostentreiber für Unternehmen, wie die HRS-Datenanalyse zeigt. Im Durchschnitt waren die fehlerhaften Raten um 14 Prozent höher als vereinbart. Hinzu kommen fehlende oder zu teuer angesetzte Zusatzleistungen wie Frühstück, die in 16 Prozent der untersuchten Buchungen vorlagen.

„Travel Manager investieren viel Zeit und Ressourcen, um Übernachtungspreise und Zusatzleistungen mit Hotels auszuhandeln. Dieser Aufwand ist nur gerechtfertigt, wenn die verhandelten Raten und Leistungen dem Unternehmen auch tatsächlich zur Verfügung stehen,“ erläutert HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge. „Die Ergebnisse der Untersuchungen zeigen, dass eine Raten-Auditierung wichtiger ist, als viele Unternehmen bisher wahr-nehmen.“