Studie zur Organisation des Reisemanagements

Egencia, das Geschäftsreisemanagement-Unternehmen der Expedia Gruppe, hat in einer Studie unter Kunden aus Europa und Nordamerika untersucht, wie sich interne Organi-sationsmodelle des Reisemanagements auf das Buchungsverhalten auswirken. Die Studie zeigt nicht nur, dass in Europa die zentralisierte Buchung über Reisekoordinatoren dominiert, sie erlaubt auch Rückschlüsse darauf, wie sich die Organisation der Geschäfts-reisen in Zukunft gestalten könnte.

Europäische Unternehmen setzen auf zentralisiertes Reisemanagement
Die Egencia-Studie zeigt: Die zentralisierte Buchung über Reisekoordinatoren boomt. Nahezu 70 Prozent der nationalen Unternehmen in Europa (solche mit Sitz in nur einem Land) verwalten ihr Reisemanagement derzeit auf diese Weise. In Deutschland sind es über 60 Prozent. Multinationale Unternehmen hingegen (solche mit Niederlassungen in mehreren Ländern) tendieren in die entgegengesetzte Richtung: nur knapp 40 Prozent organisieren die Reisen ihrer Mitarbeiter über Reisekoordinatoren, der Rest setzt auf die Dezentralisierung des Reisemanagements und lässt jeden einzelnen selbst buchen. Im Gegensatz zum zentralisierten Modell, bei dem die persönliche Unterstützung des Reisen-den im Vordergrund steht, zielt das dezentralisierte Modell eher auf eine Optimierung der Reisekosten ab.

Generell zeichnet sich ab: Je multinationaler ein Unternehmen aufgestellt ist, umso dezentralisierter ist die Reiseabwicklung. In Europa dezentralisieren 30 Prozent der Unternehmen ihr Reisemanagement. Ihre Reisenden machen 50 Prozent des euro-päischen Reisemarkts aus.

In Nordamerika sieht es komplett entgegengesetzt aus und es findet kaum eine zentra-lisierte Reiseabwicklung statt: International agierende US-Unternehmen lassen nahezu 100 Prozent ihrer Reisebuchungen von den Reisenden selbst vornehmen, bei national operierenden US-Unternehmen sind es 70 Prozent.

Zentralisiertes vs. dezentralisiertes Reisemanagement
Warum zentralisieren die meisten europäischen Unternehmen ihre Reservierungen über Travel Manager? Der Service, den Reisekoordinatoren ihren Kunden bieten, liegt vor allem in der Zeitersparnis. Sie übernehmen die gesamte Organisation und kümmern sich schnell und unkompliziert um Änderungen oder Stornierungen. Darüber hinaus kommen Reisende durch die Buchung via Reisekoordinator häufiger in den Genuss zusätzlicher Dienst-leistungen wie zum Beispiel im Voraus bezahlte Hotels, Frühstück, kostenloses WiFi oder stressfreie Parkmöglichkeiten.

Das dezentralisierte Modell hingegen unterstützt die Unabhängigkeit der Reisenden, denn: wer viel reist, möchte dies am liebsten auf seine eigene Art tun. So buchen etwa 75 Prozent der so genannten “Road Warriors” (Reisende mit über drei Reservierungen pro Monat) ihre Reisen selbst. Der Vorteil liegt in der niedrigeren Ausfallrate: Selbstbucher stornieren ihre Reservierungen nur halb so oft wie Reisekoordinatoren. Sie reservieren 40 Prozent weniger “voll flexible” Tickets (eine Option die Reisekoordinatoren gern nutzen, da sie gebührenfrei geändert und kostenfrei storniert werden können) und 30 Prozent mehr nicht umtauschbare und rückerstattungsfähige Tickets als Reisekoordinatoren, da sie ihre Termine kennen und wissen, welches Maß an Flexibilität möglich bzw. welcher Qualitätsstandard erforderlich ist. Dank spezieller Tools für eigenständige Reisearrangements von erfahrenen Geschäfts-reisedienstleistern kann das Selbstbuchen zu großen Einsparungen für das Unternehmen führen. Aufgrund dieser Tools können sie mühelos und schnell die gewünschten Produkte finden und ihre Reservierungen völlig eigenständig finden.

Florian Storp, Geschäftsführer von Egencia Deutschland, weiß wie wichtig zuverlässige, komfortable und innovative Tools für Reisende sind: „Viele unserer Kunden setzen mittlerweile auf eine Kombination beider Modelle: die zentralisierte Reisekoordination für komplexe Reisen oder Reisen des höheren Managements und die unabhängigere für die Road Warriors. In beiden Fällen benötigen sie einen Partner, der sie mit cleveren Travel Management Lösungen, einfachen Buchungsverfahren und exzellentem Service unter-stützen kann. Bei Egencia gehen wir noch einen Schritt weiter und bieten unseren Kunden auch die Gewissheit, dass wir nicht nur ihre aktuellen Bedürfnissen verstehen sondern bereits jetzt die besten Tools für das Reisemanagement der Zukunft haben.“

Dezentralisiertes Reisemanagement – die Zukunftsvision für Europa?
Im Rahmen der Studie „Die Auswirkung interner Organisationsmodelle auf das Reise-buchungsverhalten“ von Egencia lassen sich drei große Bedürfnis- und Verhaltensmuster benennen, die auf ein stärker ausgeprägtes dezentralisiertes Buchungsmodell in der Zukunft deuten:

    • Die Globalisierung schafft immer mehr international agierende Unternehmen, die es immer lieber sehen, wenn sich jeder Mitarbeiter um seine eigenen Reisebuchungen kümmern kann – mit Hilfe der richtigen Tools ein zeit- und kostensparendes Model.

    • Reisende von heute (Generation Y) sind selbstbestimmter. Sie möchten schnelle, mobile Lösungen, individuelle Angebote, benutzerfreundliche Tools und mehr Kontrolle.

    • Neue Technologien verändern nicht nur die Kommunikation, sondern auch das Reise-buchungsverhalten. Weltweit verwenden 75 Prozent ihr Smartphone oder Tablet während ihrer Reisen sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke. 40 Prozent nutzen es sogar, um eine Reise zu planen. Die zunehmende Bedeutung von „Consumerisation“ und stets „sein eigenes Gerät parat zu haben“ zeigt einmal mehr den Wunsch von Reisenden, autonom zu sein.

„Für uns als Geschäftsreiseunternehmen heißt das, dass wir unsere Expertise aus dem Geschäftsreisesegment in Zukunft noch stärker in mobile, individuelle, benutzerfreundliche und intuitive Tools investieren werden. Unser Ziel ist es, Kunden die Möglichkeit zu geben selbstbestimmt buchen zu können, ohne auf die Unterstützung eines erfahrenen Partners verzichten zu müssen“, so Storp.

Die vollständige Studie („Die Auswirkung interner Organisationsmodelle auf das Reise-buchungsverhalten“) ist als Download verfügbar unter: http://websitede.egencia.de/public/de/de/resources/white-papers/