Strategischer Telekommunikationseinkauf

„Der Gewinn liegt im Einkauf“ ist eine triviale aber geniale Erkenntnis. Dieser Leitsatz bildet den Kern unseres Arbeitens als Unternehmensberater im Telekommunikationseinkauf. Eine Telekommunikationseinkaufsinitiative hat als Zieluntergrenze Einsparungen in Höhe von 20% – oft liegen die erzielbaren Einsparungen aber auch deutlich höher.

Sind die Telekommunikationsausgaben im vergangenen Jahr für ein mittelgroßes Unter-nehmen bei 6 Millionen Euro, so können als Beitrag zum Unternehmensergebnis –als Untergrenze- 1,2 Millionen Euro aus einer strategischen Einkaufsinitiative geplant werden.

Implementierung
Durch die Natur von Telekommunikationsservices (Vielzahl von Daten) ist eine richtige Aufbereitung der Unternehmensausstattung zentrale Aufgabe. Um Interpretationsspielräume zu vermeiden sollten vom Einkauf als Basis für die Volumenaufbereitung einerseits Rechnungen und andererseits CDR-Daten (Call-Detail-Records) des Unternehmens von den Providern angefordert werden. Es ist letztlich ein detailgetreuer Blick auf die Ausgaben und die abgenommenen Mengen zu erarbeiten.

Die gesammelten Volumina sind die Grundmauern der Telekommunikationsausschreibung. Sie werden ergänzt durch altbewährte und neue Anforderungen aus der Organisation und/oder von einem hinzugezogenen Einkaufsberater. Die folgende Darstellung verdeutlicht die Wahlalternativen im Einkaufsprozess:
MeyerBeratung hat für Telekommunikationsausschreibungen neben Datensammlungstools eine elektronische Ausschreibungsplattform entwickelt, welche passgenau für Telekommuni-kationseinkaufsinitiativen ist. Die Plattform erlaubt es den Bietern einzelne Module oder nur Modulteile zu bearbeiten und letztlich das Angebot elektronisch an das ausschreibende Unternehmen zu versenden; sie ist multimodular und international erprobt.

Durch die vordefinierten, eindeutigen Antwortmöglichkeiten wird ein Höchstmaß an Angebots- und Anbietertransparenz erreicht. Wird keine solche Anwendung genutzt, ist diese Arbeit (Vergleich, Update des RfPs, Anbietertransparenz) mühevoll. Interpretationsspielräume auf Seiten des Anbieters wie des Einkäufers entstehen und ziehen den Prozess in die Länge. Die Ausschreibung kann so zu einem zähen Projekt werden.

Mithilfe der Ausschreibungsplattform ist zudem eine Veränderung von Modulen (Hinzunahme/ Wegfall/ Veränderung) durch ein Update der jeweiligen Ausschreibung im Ausschreibungs-prozess möglich.

Konklusion
Für den Telekommunikationsbereich von Unternehmen heißt „Sourcing statt Einkauf“ techno-logie-, anbieter- und produktunabhängig Services und Dienstleistungen zum Wettbewerb auszuschreiben, zu verhandeln und zu kontrahieren. Dabei ist zentral, dass nicht gekauft wird, was angeboten wird – sondern nachgefragt wird, was gebraucht wird (Sourcing statt Einkauf). Eine multimodulare und strukturierte Ausschreibungsmanagmentplattform hilft dem Einkäufer, die bestmögliche Wahl zu treffen. Die Abwägung zwischen internem und externem Beschaffungsmanagement muss getroffen werden. Eine Zieleinsparung von ≥ 20% bezogen auf die Ist-Kosten ist Basis jeder Telekommunikationseinkaufsinitiative. Jeder eingesparte Euro ist dabei unmittelbar Gewinnbeitrag des Einkaufs.

5 Schritte für Ihre Telekommunikationseinkaufsinitiative
1. Finden Sie den Sponsor in der Geschäftsleitung, der das Projekt intern verantwortet
2. Finden Sie einen geeigneten Projektleiter, der die internen und gegebenenfalls externen Ressourcen steuert und beauftragen Sie diesen mit der Einkaufsinitiative
3. Tragen Sie die Ausgaben für und die Volumina in der Telekommunikation (WAN, LAN, Telefonanlagenwartung, Mobilfunk, Festnetz, Audio-& Webconferencing sowie Service-nummern) zusammen(Faustregel: Einsparungen ≥ 20% )
4. Konzipieren Sie eine strukturierte, internationale Multimodul-Ausschreibung, die den Wettbewerb innerhalb der Module in den Fokus nimmt und gegebenenfalls zum Ende nochmals Preisverbesserungen durch Vergabe von mehreren Modulen an einen Provider ermöglicht
5. Sichern Sie die Einsparungsergebnisse für Ihr Unternehmen zum frühestmöglichen Zeitpunkt (Abschluss eines Letter-of-intent)

von Martin Meyer

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