Schäden effizient bearbeiten

Unternehmer und Flottenmanager müssen bei ihren Entscheidungen mögliche Fehler und Schadensrisiken im Auge behalten. Sie wissen jedoch auch: Selbst die beste Vorsorge kann nicht jeden Schadensfall verhindern – in solchen Fällen hilft nur noch zügige, informierte und fehlerfreie Bearbeitung, um Schlimmeres zu verhindern und die unternehmerische Initiative zu erhalten. AXON Ivy bietet die Grundlage für die Verwaltung von Schadensmeldungen im Unternehmen und erleichtert den Umgang und die Prozessabwicklung.

Manager großer Fuhrparks haben viele Zügel in der Hand: Da ist zum einen die Bereitstellung der benötigen Fahrzeugtypen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Zum anderen die Instandhaltung und rechtliche Konformität der Flotte. Außerdem gilt es, auftretende Schäden effizient und möglichst fehlerfrei zu bearbeiten, sodass diese den Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Es ist in eine der Tätigkeiten in Unternehmen, die – ähnlich wie bei IT-Dienstleistern – niemand zu bemerken scheint, wenn alles funktioniert. Schleichen sich jedoch Fehler ein, wird es schnell teuer und der Betriebsablauf kommt unweigerlich ins Stocken. Insbesondere bei großen Unternehmen, deren Flotten sich über mehrere Teilstaaten oder gar Länder mit unterschiedlichen Rechtssystemen erstrecken, können sich diese Probleme kaskadenartig fortsetzen und intensivieren.

Gute Vorbereitung kann viele Probleme im Vorfeld lösen, aber das ist längst keine Garantie für schadensfreies Flottenmanagement, denn Menschen machen Fehler und Unfälle passieren – hier ist also gutes Management und das richtige Werkzeug gefragt. Glücklicherweise können heute digitale Prozesse einen Großteil der kognitiv weniger anspruchsvollen und fehleranfälligen Teilaufgaben erledigen und Flottenmanagern und Verantwortlichen im Unternehmen den Rücken für steuernde und langfristig wirkende Strategieentwicklung freihalten. Das Versicherungsrecht folgt dem Grundsatz, dass Geschädigte einen dem entstandenen Schaden angemessenen Ausgleich erhalten müssen. Dies erfordert zunächst die Aufnahme des Schadens, sowie die Klärung des Schuldverhältnisses zwischen einzelnen Unfallbeteiligten beim Hergang.

Sobald diese Daten elektronisch vorliegen können intelligente Business Process Management Plattformen ihre Wirkung entfalten. Eine der größten Herausforderungen ist die Koordination der Schadensbearbeitung mit den beteiligten Stakeholdern, vom Versicherungsnehmer über den Versicherer bis hin zur Werkstatt und beteiligten Aufsichtsbehörden. Eine gut abgestimmte Plattform kann hier viel monotone Arbeit ersparen, indem sie zentral vorliegende Daten, entsprechend vorher bestimmter Rahmenbedingungen an sämtliche relevanten Instanzen weiterleitet und den Gesamtprozess der Schadensbearbeitung übersichtlich darstellt und verfolgt. Daten aus Drittsystemen lassen sich unkompliziert über gängige Schnittstellen in die Plattform integrieren.

Ausgehend von diesem Grundgerüst innerhalb der Plattform können weitere Module hinzugeschaltet werden, die andere Teilaufgaben entweder komplett übernehmen oder die Nutzer weitgehend entlasten. Mithilfe des Adaptive Case Management (ACM) lassen sich beispielsweise komplexe Prozessabläufe zwischen einzelnen Stakeholdern und deren Zuständigkeiten zeitplangemäß und koordiniert bearbeiten. ACM unterstützt nicht standardisierte Prozesse als dynamische Form der Prozessdigitalisierung. Wenn beispielsweise eine Person im Krankenstand ist, die nötig für ein Approval wäre, bietet ACM die Möglichkeit flexibel zu agieren, damit dieser Case nicht stehen bleibt. Ein vorher festgelegtes und innerhalb der Plattform verwaltbares Service Level Agreement (SLA) weist einzelne Teilschritte vollautomatisch dem jeweils benötigten internen oder externen Dienstleister zu. Mithilfe eines Auslastungsplandiagramms lassen sich die Zuständigkeiten entsprechend des individuellen Workloads auf unterschiedliche Mitarbeiter verteilen.

Eine voll eingerichtete und an die einzelnen Nutzer angepasste Business Process Management Plattform senkt also die Fehleranfälligkeit beim Schadensmanagement, indem sie einmal eingepflegte Daten gleichmäßig und koordiniert an alle Beteiligten verteilt und Teilaufgaben geschickt zuweist. In der Folge können Schadensfälle bis zu 50 Prozent schneller bearbeitet werden, ohne dabei zusätzlichen Schulungsaufwand zu verursachen.