Reisekosten: Budgets bis zu zehn Prozent senken

FlugplanCarsharing und die Nutzung privater Unterkünfte liegen im Trend. Wer dienstlich unterwegs ist, muss auf die gewohnte Flexibilität verzichten. Gerade die jüngere Mitarbeitergeneration nutzt diese Dienste gerne. Unternehmen können diese Angebote signifikante ökonomische Vorteile bringen. Dazu müssen diese klar in die Reisekostenrichtlinien integriert werden. Die Experten von Expense Reduction Analysts, einer internationalen Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement und Kostenreduzierung, verankern Reisekostenrichtlinien in den Einkaufsprozess, um die Kosten von Unternehmen nachhaltig zu senken. So erweitert Expense Reduction Analysts den finanziellen Freiraum von Unternehmen, damit diese zusätzliche Investitionen realisieren können.

Um das Budget für Reisekosten sowie die damit verbundenen Prozesse zu optimieren, ist es wichtig, klare Grenzen zu definieren, diese schriftlich festzuhalten und zu kommunizieren. Die Anfertigung der Reistekostenrichtlinie ist dabei die Grundvoraussetzung für eine effektives Travel Management. Ein wirksamer Hebel um Reisebudgets transparenter zu machen, ist die Umstellung auf Sammelrechnungen. Einzelabrechnungen werden mit Lieferscheinen, Gutschriften und dem Vermerk der zugehörigen Kostenstelle zusammengeführt und den Unternehmen zum Monatsende zugestellt. Verträge und Leistungen über ein Reisebüro abzuwickeln sowie verbindliche Buchungswege bringen zusätzliche Transparenz und weiteres Einsparpotenzial bei den indirekten Kosten. So können bis zu zehn Prozent der Reisekosten eingespart werden. Regelmäßige Reviewgespräche helfen, vertragliche Bedingungen zu überprüfen und die Entwicklung der Reisekosten zu kontrollieren.

Wie Mobility-Kosten effizient gesenkt werden können, zeigt das Beispiel von Bridgestone Europe. Mit Hilfe von Expense Reduction Analysts hat das Unternehmen sein komplettes Travel Management umgestaltet, zentralisiert und auf einen End-to-End-Prozess umgestellt. Dabei wurden alle Bereiche von Flügen über Hotel- und Mietwagenbuchungen bis zur Mehrwertsteuerrückerstattung geprüft. Ziel war es, den Prozess so automatisiert, transparent und steuerbar aufzusetzen wie möglich. Im Zuge dieses Prozesses wurden die Reisekosten um eine zweistellige Rate gesenkt. Klaus Jeschke, Managing Director von Expense Reduction Analysts für die DACH-Region, erklärt: „Unsere Experten helfen den Unternehmen, durch Ausschreibungen und Automatisierung der Buchungsprozesse, die Kosten im Travel Management signifikant zu senken. In vielen Fällen lassen sich die Reisekosten senken, ohne dass die Reisequalität schlechter werden muss.“

Um Einsparpotenziale im Reisesektor zu erzielen, überprüft Expense Reduction Analysts den gesamten Verlauf von Reisebuchungen und Abrechnungen der Mobility-Kosten. Wichtige Instrumente sind die Analyse sowie die Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen, die im Zusammenhang mit Planung und Organisation stehen. Grundvoraus-setzung für eine wirksame Kostensenkung im Travel Management ist die Überprüfung der vertraglichen Vereinbarungen unter Einbeziehung von Firmenförderprogrammen und Corporate Rates im Bereich Flug sowie der Firmenvereinbarungen bei Hotelbuchungen, der Großkundenrabatte bei Bahnreisen und Mietwagen sowie der Servicegebühren für das Reisebüro. Die Experten der Beratungsgesellschaft für Kostenmanagement schöpfen durch gezielte Ausschreibungen das Einsparpotenzial optimal aus und passen dazu die Reise-richtlinien an die Rahmenbedingungen des Unternehmens an. Expense Reduction Analysts stellt sicher, dass die Unternehmen ihre Ausgaben im Bereich Reisekosten niedrig halten, sowie die intern verursachten Prozesskosten bei gleichzeitig bestmöglichen Marktpreisen reduzieren können.

Das Fallbeispiel OMICRON zeigt, wie Reisebudgets erheblich gesenkt werden können. Die OMICRON electronics GmbH ist ein international tätiges Unternehmen, das innovative Prüf- und Diagnoselösungen für die elektrische Energieversorgung entwickelt und vertreibt. Vor der Prüfung durch ERA investierte OMICRON mehr als 510.000 Euro jährlich in Reisekosten. Durch die Optimierung der Verträge mit Hotels und Fluggesellschaften sowie der Buchungs-prozesse realisierte OMICRON Einsparungen von 16,6 Prozent. Das entspricht 81.600 Euro, die das Unternehmen in andere wichtige Geschäftsbereiche investieren kann. Judith Zeiner, Business Controlling System Manager der OMICRON electronics GmbH, zieht ein positives Fazit. „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Expense Reduction Analysts sehr zufrieden, denn die Ergebnisse haben unsere Erwartungen übertroffen.“ „Die Lösungen im Travel Management müssen insbesondere den Ansprüchen der Geschäftsreisenden gerecht werden“, ergänzt Jeschke.

Bild: Flugplananzeige, Foto: Expense Reduction Analysts GmbH