Rahmenwerk für effektives Purchase-to-Pay

Basware, führender Anbieter von Purchase-to-Pay-Lösungen, hat ein Rahmenwerk mit der Bezeichnung “Das Cash Flow Programm” veröffentlicht. Dabei handelt es sich um ein Purchase-to-Pay (P2P)-Modell, das die Entwicklung von Strategien für die Optimierung des Cashflows sowie des Kosten- und Betriebskapitalmanagements in allen Unternehmensbereichen unterstützt.

Purchase-to-Pay wird typischerweise als Prozess bezeichnet, der sich über den Bedarf und die Bestellung von Gütern und Dienstleistungen, sowie den Erhalt und die Zahlung von Rechnungen erstreckt. Unterstützt wird dieser Ablauf durch eine permanente Leistungs-überwachung der Lieferanten und eine Optimierung des Cashflows. Purchase-to-Pay ist eine Kernkomponente innerhalb der Unternehmensprozesse, denn hier werden die Ausgaben und Einnahmen gesteuert. Dabei interagiert ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen – Finanz- und Rechnungswesen und Beschaffung, die alle in diesen Prozess involviert sind.

Durch den korrekten Ablauf dieser Prozesse erlangt die Finanzabteilung Kontrolle und Transparenz über den Cashflow. Gleichzeitig kann sie ihre Beschaffung in die Unternehmensabläufe einbeziehen und diesbezügliche Zielvorgaben an die des Unternehmens angleichen. So arbeiten alle Bereiche für ein gemeinsames Ziel, wobei die Effizienzeinsparungen auf jeder Stufe durch geringere Kosten und höheres Betriebskapital deutlich werden. Dies wirkt sich letztendlich positiv auf das Gesamtergebnis aus.

Basware unterstützt weltweit Unternehmen, ihre Purchase-to-Pay-Prozesse zu optimieren. Derzeit wickelt Basware über sein Netzwerk über 15 Millionen Bestellungen und elektronische Rechnungen im Namen von Kunden aus zahlreichen Branchen ab. Auf Grundlage dieser Kompetenz hat Basware die folgenden vier Phasen ermittelt. Unternehmen durchlaufen diese Phasen in der Regel, wenn sie ihre Beschaffungs-prozesse mit dem Finanzbereich in Einklang bringen und Transparenz mit Hilfe des Purchase-to-Pay-Prozesses schaffen wollen. Unternehmen können anhand dieser Phasen ihren momentanen Status einschätzen und zukünftige Schritte planen:

Das aufstrebende Unternehmen
Die traditionelle papierbasierte Rechnungsstellung ist langsam, teuer und liefert keine Transparenz über die Ausgaben. Mit Papierprozessen kann die Kreditorenbuchhaltung zudem nur eingeschränkt auf interne und externe Anfragen, einschließlich von Lieferanten, reagieren. Die Automatisierung von Prozessen ist deshalb einer der ersten Schritte, die aufstrebende Unternehmen in Angriff nehmen sollten. Durch die Beseitigung der Papier-prozesse und die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung erzielen sie mehr Trans-parenz und Kontrolle. Außerdem können sie auf den Lieferantenstamm bezogene Verbindlichkeiten und Zahlungsverpflichtungen effektiver steuern.

Das integrierte Unternehmen
Eine engere Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Finanzabteilung ist die Kern-eigenschaft dieses Unternehmenstyps. Die einstigen Inselabteilungen werden darin unterstützt, als Team zusammen zu arbeiten. Der Finanzbereich ist damit in der Lage, starke Compliance-Verfahren einzuführen, wodurch Maverick Buying um bis zu 40 Prozent reduziert werden kann. Der Einkauf integriert die Lieferantenbasis durch direkte Bestell-anforderungssysteme und stellt somit sicher, dass die Purchase-to-Pay-Verantwortung im Bedarfsfall verstärkt wird.

Das vernetzte Unternehmen
Vernetzte Unternehmen befinden sich auf dem Weg zu einem völlig integrierten Modell, das sich über die Finanzabteilung, den Einkauf und externe Lieferanten erstreckt. Dieses Modell ermöglicht die strategische Bedarfsermittlung und die Steuerung des gesamten Vertrags-lebenszyklus. Die Wertschöpfung aus P2P nimmt durch den Einsatz offener Netzwerke, die Käufer und Verkäufer aller Branchen miteinander verbinden, immer stärker zu. Dabei profitieren auch die Lieferanten von niedrigeren Kosten bei Geschäftstransaktionen, einer größeren Prozesstransparenz und schnellerem Zahlungseingang. Insgesamt verbessert dieser Beschaffungsprozess die Beziehungen mit Lieferanten, und der Liquiditätsfluss gestaltet sich nahtlos im gesamten Unternehmen. So können zudem wesentlich bessere Prognosen erstellt werden.

Das flexible Unternehmen
In dieser Phase hat das Unternehmen die Prozesskosten im Rahmen des gesamten P2P-Zyklus optimiert. Abteilungsleiter arbeiten gemeinsam daran, innovative Zahlungsstrategien mit kompletter Liquiditätstransparenz umzusetzen, um Kapitalkosten zu senken und das Betriebskapital zu optimieren. Der Unternehmenswert verbessert sich ebenso wie die Bonitätseinstufung – mit positiven Auswirkungen auf Umsatzwachstum und Gesamt-ergebnis. Liquiditätsstarke Unternehmen können zudem innovative Zahlungsstrategien umsetzen, um maximale Rabatte zu erzielen und das Lieferantenvertrauen zu sichern, während gleichzeitig DPO (durchschnittliche Laufzeit der Verbindlichkeiten) und DSO (Debitorenlaufzeit) optimiert werden. Die verbesserte Transparenz und rationalisierten Prozesse ermöglichen es Unternehmen, mit der größtmöglichen finanziellen und organisatorischen Flexibilität zu agieren.

Das Basware Purchase-to-Pay-Modell basiert auf der Erfahrung von Basware als Experte im Prozessmanagement. Es erklärt die besten Verfahrensweisen, die von führenden Unternehmen eingesetzt werden, um eine schnelle und nachhaltige Lieferantenintegration über die gesamte Wertschöpfungskette des Purchase-to-Pay-Prozesses sicherzustellen. Die Einbindung von Lieferanten und deren elektronische Übermittlung von Dokumenten, unabhängig von ihrer Größe, Branche oder geographischem Standort, ist ein wesentlicher und dennoch häufig nicht beachteter Aspekt bei der Umsetzung durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozesse. Wird dieser Aspekt vernachlässigt, führt dies zu weniger transparenten Ausgaben und wesentlich niedrigeren Erträgen.

„Das heutige Geschäft zwingt Unternehmen dazu, Cash-Management zu einer Kernkompetenz für alle Finanz- und Beschaffungsteams zu machen. Der Purchase-to-Pay-Prozess ist ideal für beide Bereiche, dieses Ziel gemeinsam zu erreichen“, kommentiert Andrew Bartolini, Chief Research Officer des Forschungs- und Beratungsunternehmens Ardent Partners.

Frank Wuschech, Geschäftsführer von Basware, ergänzt: „Die Liquidität bleibt 2011 weiterhin Hauptpriorität für Unternehmen. Dabei wird immer mehr Zeit investiert, um die Leistung des Liquiditätszyklus von eingehenden Umsatzerlösen bis zu Zahlungs-ausgängen genau zu überprüfen. Der derzeitige Mangel an Transparenz im Rahmen dieses Zyklus kann dazu führen, dass bestehende Liquidität nicht ersichtlich ist, wodurch das Bild des tatsächlich verfügbaren Kapitals verzerrt wird. Laut dem Bericht ”Cost of Control 2010” ist die Transparenz ein wesentlicher Vertrauensfaktor, nicht nur in Bezug auf die Finanzabteilung, sondern auch auf den kommerziellen Erfolg des Unternehmens. Dieses Rahmenwerk wurde entwickelt, um es Unternehmen zu ermöglichen, über die Effizienz von P2P innerhalb ihrer Organisation sowie über die Integration von Lieferanten nachzudenken. Zudem bietet es individuelle Vorgehensweisen für die Integration von P2P, basierend auf der aktuellen Unternehmenslage, den Zielen und der Kultur des Unternehmens.”

Eine kostenlose Version des ‘Cash Flow Programmes’ kann unter diesem Link heruntergeladen werden: http://www.basware.de/purchase-to-pay/.