Professionalisierung des operativen Einkaufs

Viele Einkäufer sind bei ihren Digitalisierungsbemühungen noch nicht wirklich fortgeschritten. Stimmen die Werkzeuge nicht, bleibt der Einkauf bei Automatisierung und Digitalisierung auf halber Strecke stehen. Ziel muss ein reibungsloser Austausch von Daten und Dokumenten mit Lieferanten unabhängig von einzelnen Prozessen sein. Das bedingt eine unkomplizierte Anbindung, die Lieferanten technisch nicht überfordert und keine Kosten verursacht. Der Einkauf braucht belastbare Argumente für Einsatz, Nutzen und rasche Amortisation handhabbarer Tools im operativen Einkauf, um Unternehmensleitung, IT und Lieferanten vom Mehrwert passender Bausteine zu überzeugen. Es gilt aufzuzeigen: Der einmalige Aufwand eines Projekts zur Professionalisierung im operativen Einkauf (als Basis für professionellen strategischen Einkauf) ist im Vergleich mit dem langfristigen Nutzen jeden Cent wert. Die Umfrage „Professionalisierung des operativen Einkaufs: Stimmungsbild und zukünftiger Bedarf“ zeigt, dass sich Einkauf, Lieferant und Lösungsanbieter in ihrem speziellen Beziehungsgeflecht enger verzahnen und über Leistungsmerkmale sowie konkreten Nutzen intensiver austauschen müssen.

Der Einkauf weiß, was er braucht, um noch erfolgreicher handeln zu können, aber er bringt in vielen Unternehmen noch kein befriedigendes Gesamtpaket auf die Straße. Hinderungsgründe u.a.: heterogene Toollandschaft im Unternehmen, unzureichende Implementierung adäquater Bausteine im operativen Einkauf, mangelnde Unterstützung der IT und viele zögerliche Lieferanten. Rund 30% der Einkäufer haben mit elektronischer Lieferantenanbindung noch gar nicht begonnen. Das hat die Umfrage von Netfira GmbH und Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) ergeben.

Ausgewählte Kernaussagen
• Der Einkauf sieht sich vielfach als Innovationstreiber im Unternehmen. Die Einschätzung korrespondiert nicht mit der Realität in den Unternehmen.
• Über die Hälfte der Befragten kämpft noch immer mit Papierbergen und räumt ein, weit weg davon zu sein, was technisch möglich ist.
• Drei Viertel haben E-Tools zur „Einkaufsautomatisierung“ im Einsatz. Aber: Bei der Definition herrscht ein uneinheitliches Verständnis.
• Die meisten Automatisierungstools werden zur Rechnungsverarbeitung eingesetzt.
• Beklagt wird die unzureichende Motivation der IT, sich neuen Lösungen zuzuwenden.
• Am zeitintensivsten ist für die Befragten manuelles Prüfen, etwa von Posten und Preisen auf den Auftragsbestätigungen.
• Darunter leiden vor allem Bereiche wie Beziehungspflege und Lieferantenbewertung.
• Große Bedeutung wird darum unter anderen dem vollautomatisierten Daten- und Dokumentenaustausch in beide Richtungen zugeschrieben – ohne Nachprüfung.
• Als größte Herausforderung wird die Situation auf der „anderen Seite“ gesehen.
• Angeführt wird, dass Lieferanten oft zu klein oder technisch nicht in der Lage sind, sich an verschiedene Kundensysteme anzudocken.
• Die Anbindung sollte auch für Lieferanten möglichst aufwandsfrei und weitgehend kostenneutral erfolgen – als Grundstein für automatisierten Daten- und Dokumentenaustausch.
• Aber: Rund 30% der Einkäufer haben mit elektronischer Lieferantenanbindung noch gar nicht begonnen.

Reinald Schneller, Geschäftsführer der Netfira GmbH: „Grundvoraussetzung für mehr Effizienz ist die Eliminierung manueller Tätigkeiten. KI macht es mittlerweile möglich, alle Belegarten und darüber hinaus Forecasts, Zertifikate, Lieferantenselbstauskünfte oder Außenhandelsdokumente, bidirektional reibungslos auszutauschen. Das sind Forderungen bzw. Wünsche, die sich auch aus der Umfrage ergeben.“

Dr. Silvius Grobosch, BME-Hauptgeschäftsführer: „Die Bedeutung des Einsatzes elektronischer Lösungen zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten wird insbesondere in vielen KMU noch nicht erkannt. Hier ist weiterhin viel Aufklärungsarbeit zu leisten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird dieses Thema noch wichtiger. Damit die deutsche Wirtschaft international wettbewerbsfähig bleibt, muss sie die Vorteile der neuen digitalen Technologien stärker für sich nutzen. Hier ist vor allem der Einkäufer als Treiber dieses Prozesses gefragt. Es geht um die digitale Transformation ganzer Wertschöpfungs- und Lieferketten.“