Produktivität auf Geschäftsreisen

Wie eine aktuelle Studie von „Chefsache Business Travel 2018“, einer Initiative von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV)*, bestätigt, ist eine Geschäftsreise keine verschwendete Arbeitszeit. Wichtig ist allerdings, dass die optimalen Bedingungen für Produktivität geschaffen werden. Der Geschäftsreise-Experte Comtravo stellt im Folgenden acht Tipps und Tricks vor, wie Mitarbeiter auf Geschäftsreisen unterstützt werden können.

1. Gutes Reisemanagement fängt zu Hause an
Schon vor der Reise können mit der richtigen Recherche viel Zeit und Nerven gespart werden. Mit den richtigen Apps (z. B. von Fluglinien wie Lufthansa und British Airways) oder der Unterstützung von modernen Reiseanbietern (z. B. Comtravo und Expensify) wird verhindert, unzählige Optionen und Angebote durchzugehen. Durch moderne Technik werden gezielt die am besten passenden Angebote gefiltert und vorgeschlagen.

2. Handy-Apps, die Zeit sparen
Mit den richtigen Apps lässt sich unterwegs Zeit sparen: Die Flio-Flughafen-App liefert für alle Flughäfen zahlreiche, nützliche Informationen: Wie geht es am schnellsten zum Gate, zum WC, in die City oder zu einem passenden Restaurant; außerdem bietet die App Zugang zu kostenlosem WLAN und hilfreiche Reisetipps. Mit den Maps.me-Offline-Karten ist schnelle Orientierung weltweit garantiert. Eine Dolmetscher-App hilft bei Verständigungsschwierigkeiten und die Übersetzung ist schneller gefunden als mit dem klassischen Wörterbuch.

3. Die richtigen Verkehrsmittel wählen
Es ist klar, dass lange Wartezeiten – auch in der Schlange beim Check-in oder Boarding – sowie häufiges Umsteigen einem konzentrierten Arbeiten unterwegs zuwiderlaufen. Es lohnt sich also nicht nur, Zusatzleistungen wie einen „Schnellen Check-in“, „Priority Boarding“ oder Sitzplatzreservierungen zu buchen, sondern vor allem auch die Verkehrsmittel so zu wählen, dass möglichst nahtlose Umstiege machbar sind – auch wenn entsprechende Verbindungen mehr kosten. Im Verkehrsmittel selbst sollte ebenfalls alles in Anspruch genommen werden, was einer entspannten Arbeitsatmosphäre dient, seien es Sitze mit mehr Beinfreiheit oder ein ruhiger Platz an einem Tisch in der ersten Klasse im Zug. Am Zielort ist oft das Taxi das angenehmste Verkehrsmittel, schließlich muss man sich darin nicht auf den Verkehr oder das Streckennetz des ÖPNV konzentrieren.

4. Technik für die Reise
Wenn ein Mitarbeiter unterwegs effektiv arbeiten soll, braucht er die entsprechende technische Ausstattung. Dazu gehören in jedem Fall ein Smartphone und ein Laptop oder Tablet. Je nachdem, in welcher Branche man tätig ist, können weitere Geräte nützlich sein. Firmen sollten ihre Mitarbeiter fragen, was diese unterwegs benötigen, und sie entsprechend ausstatten. Es kann auch sinnvoll sein, ein spezielles Business-Hotel zu buchen, in dem eine Office-Basisausstattung mit Drucker und anderem genutzt werden kann. Manchmal gibt es sogar einen hoteleigenen Sekretariatsservice.

5. Internet auf der Fahrt und im Hotel
Ohne Internet läuft heutzutage nicht mehr viel, dementsprechend muss gewährleistet werden, dass der reisende Mitarbeiter trotz eventueller Zusatzkosten immer online ist. Technisch ist das mittlerweile auch unterwegs möglich und es gibt Internet in Zügen, Reisebussen und sogar im Flugzeug. Bei der Hotelbuchung sollte immer auf kostenloses WLAN geachtet werden.

6. Zusatzleistungen, die Mitarbeiter glücklich machen
Zufriedene Mitarbeiter sind selbstsprechend motivierter und somit auch produktiver. Oft lohnt sich deshalb die Investition in ein etwas hochwertigeres Hotel, das zentral liegt, ein gutes Verpflegungsangebot hat und gegebenenfalls ein Fitnessstudio und/oder Wellnessbereich bietet, damit die Mitarbeiter in ihrer knappen Freizeit bestmögliche Erholungsmöglichkeiten haben.

7. Abwesenheit der Angestellten im Unternehmen organisieren
Oft wird vergessen, dass die Abwesenheit von Mitarbeitern im Unternehmen zu Engpässen führen kann und somit der reibungslose Ablauf im Unternehmen gefährdet ist. Dementsprechend sollten Sie frühzeitig einen Vertreter bestimmen, der alle notwendigen Vollmachten und Zugangsdaten erhält, damit das Geschäft ohne Probleme weitergehen kann. Zudem sollten die Angestellten darüber informiert werden, wie die Reisenden im Notfall erreicht werden können.

8. Nach der Reise ist vor der Reise
Mit smarten Abrechnungs-Tools, wie z. B. Expensify, lässt sich viel Zeit sparen. Statt alle Belege zu sammeln und dann einzuscannen oder gesammelt an die nächste Abteilung zu geben, kann man die Belege einfach direkt mit dem Handy fotografieren und hochladen. Automatisiertes Ausgaben-Management erleichtert die Reise und bedeutet weniger Aufwand. Die nächste Stufe der Automatisierung ist die Nutzung eines Tools und Services, das die Zahlung durch Kostenübernahme komplett übernimmt. Hotel- und Transportkosten werden über einen Anbieter gezahlt.