Procurement-Tools für operative Prozesse im Trend

Nutzung_e-Procurement-ModuleDie Umfrage von convivax in Zusammenarbeit mit All about Sourcing im März/April 2015 hat ergeben, dass 25% der befragten Unternehmen (noch) keine e-Procurement Tools nutzen. Bei den 75% der Unternehmen, die e-Procurement Tools nutzen, ist die Breite der Nutzung sehr unterschiedlich. Im Durchschnitt sind 2,25 Module im Einsatz. Am weitesten verbreitet ist der Einsatz von elektronischen Katalogen – diese nutzen 2/3 der Firmen, in denen e-Procure-ment genutzt wird.

Auf Platz 2 folgt der Einsatz eines Lieferantenportals, über das sich neue Lieferanten bewer-ben und bestehende Lieferanten effektiv gemanaged werden können. Die Hälfte aller Firmen, die e-Procurement Tools im Einsatz haben, nutzen dieses Modul. Gefolgt von 46%, die Tools zur Unterstützung der Bestellprozesse (e-Ordering) implementiert haben.

Damit liegen die Tools, die vorwiegend wiederkehrende, operative Prozesse im Fokus haben klar im Trend. Das wird vorwiegend dadurch gestützt, dass sich insbesondere durch den Einsatz von Katalogen erhebliche Prozesskosten einsparen lassen. Gemäß einer Studie des BME in Zusammenarbeit mit der Universität Würzburg und der HTWK Leipzig beläuft sich diese auf knapp 27%.

Aber bereits 42% der befragten Unternehmen unterstützen auch den Ausschreibungsprozess (e-Sourcing), der durchaus als strategischer Prozess im Einkauf zu bezeichnen ist. Die Einsparungen bei den Prozesskosten liegt hier zwar nur bei 14% laut angeführter Umfrage, allerdings beziffern die Anwender die dadurch erzielte Verbesserung der Einstandspreise auf 9,5%. Am Ende der Liste finden sich die Module e-Auction (13%) und Lieferantenbewertung mit 17% Einsatzquote. Die Erklärung hier ist grundlegend unterschiedlich zu suchen. Während das Thema e-Auction oft als ein Modul mit untergeordneter Bedeutung und gering-erem Mehrwert betrachtet wird, steht das Thema Lieferantenmanagement meist am Ende der Entwicklung eines Einkaufs zur strategisch agierenden Organisation.

Zusammenfassend kann man feststellen, dass es bei der Nutzung von elektronischen Tools noch Luft nach oben gibt, insbesondere wenn man den Einsparungen bei den Prozesskosten und Einstandspreisen Glauben schenkt. Sicher ist, dass durch derartige Tools die Prozess-disziplin für den Einkauf wie für die Besteller im Unternehmen deutlich gesteigert werden kann, was positive Auswirkungen auf die Effizienz in den Prozessen und die Einkaufser-gebnisse hat.

Um den vollen Nutzen aus den e-Procurement Tools zu ziehen, ist eine hohe Durchdringung im Unternehmen unerlässlich. Dies ist wiederum nur auf Basis einer gelungenen Einführung und der Auswahl des richtigen, für das jeweilige Unternehmen passenden Systems möglich. Aufgrund der Breite und der Vielzahl der Angebote, die von Speziallösungen bis hin zu Komplettangeboten reichen, stellt dies keine leichte Aufgabenstellung für den Einkauf und die IT dar.

Hier kann die Diskussion mit Anwendern, die bereits über Erfahrung mit dem Einsatz von e-Procurement Tools besitzen, sehr gut helfen. Unerlässlich ist es allerdings sich über die Anforderungen genauestens Gedanken zu machen und darüber im Klaren zu werden, welche Anforderungen zwingend sind und welche als „nice to have“ zu betrachten sind. Auf Basis dieser Überlegungen kann dann der Markt und die vorhandenen Lösungen analysiert werden, um die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu identifizieren.

Bild: Nutzung von e-Procurement-Modulen, Quelle: convivax

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