Procure-to-Pay der Extraklasse

Wer mit vielen Lieferanten zusammenarbeitet und entsprechend große Mengen an Rechnungen zu verarbeiten hat, braucht klare Richtlinien und Vorgehensweisen. Aber es gibt einen erheblichen Unterschied zwischen schlechten, guten und exzellenten Procure-to-Pay (P2P)-Prozessen. Ob ein Finanz- und Einkaufsbereich starkes Verbesserungspotenzial besitzt oder bereits in der Liga der „Best-in-Class“-Unternehmen spielt, lässt sich an einigen, klaren Indikatoren erkennen.

Warnsignale für Handlungsbedarf
So ist es höchste Zeit, einen P2P-Prozess zu etablieren oder bestehende Abläufe zu überarbeiten, sobald
– immer wieder Doppelzahlungen auftreten,
– Zahlungen ohne interne, dokumentierte Freigabe erfolgen,
– Aufträge nicht an die bevorzugten Lieferanten vergeben werden,
– laufend viele neue Lieferanten hinzukommen und
– Bestellungen häufig erst nach Rechnungseingang im Order-System angelegt werden,
– Maverick Buying überhandnimmt, außerhalb vertraglicher Vereinbarungen und Kostenbudgets und mit Einkäufer-Karte.

Mit einem klar definierten und systemgestützten Prozess ist diesen Problemen schnell beizukommen. Dann verfügen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung über eine gemeinsame Plattform für die Beschaffung und Abrechnung von Waren, Dienstleistungen, Komponenten, Werkzeugen und Reisen. Alle Daten sind hier jederzeit verfügbar und stets hundertprozentig aktuell. Strukturierte Workflows verkürzen zudem die Durchlaufzeiten und senken dadurch die Prozesskosten. Weil alle Transaktionen elektronisch erfasst und überprüft werden, sichern sich Unternehmen über den gesamten Prozess die Compliance mit Lieferantenverträgen sowie mit steuerlichen und anderen Richtlinien. Zudem sinkt das Risiko von Fehlern oder Betrugsfällen.

Außerdem wird dadurch die Beschaffung außerhalb definierter Beschaffungsprozesse, das sogenannte Maverick Buying, stark eingeschränkt. Alle Bereiche kaufen dann zu verhandelten Konditionen und im Rahmen definierter Budgets. Werden für Procure-to-Pay etablierte Cloud-Lösungen genutzt, senkt dies zudem die laufenden IT-Kosten, da Legacy-Systeme und -Datenbanken überflüssig werden. Dies zeigt bereits: Wohldefinierte Prozesse für Einkauf und Rechnungsabwicklung, unterstützt durch eine passende P2P-Lösung, bringen das Einkaufsmanagement seinem Exzellenz-Ziel einen großen Schritt näher.

Die Latte höher legen
Um aber wirklich in der ersten Liga mitzuspielen, ist dies nicht genug. Denn dazu müssen Unternehmen für eine lückenlose Transparenz sorgen. Dazu gehört zunächst der vollständige Überblick über sämtliche Ausgaben, von millionenschweren Verträgen bis zu geringfügigen Bestellungen. Sogenannte „Best-in-Class“-Unternehmen halten außerdem ihre Zahlungsziele exakt ein und optimieren dadurch ihren Cashflow. Zusätzlich verbessern sie über eine zentrale Plattform auch die Zusammenarbeit mit internen Bereichen wie Entwicklung oder Produktion, sowie mit ihren Lieferanten. Denn eine von allen Stakeholdern gemeinsam genutzte Lösung enthält im Idealfall bereits alle Funktionen für das Projektmanagement und für Collaboration. Die dadurch intensivierte und gleichzeitig auch dokumentierte Projektkommunikation schlägt sich in einem spürbaren Plus an Produktivität nieder. Risiken, die sich in der Lieferkette ergeben könnten, werden zudem viel früher erkannt. Imageschäden oder finanzielle Einbußen lassen sich so vermeiden.

Immer schön flexibel bleiben
Was heute top ist, kann morgen schon veraltet sein. Top-Einkaufsorganisationen verordnen sich daher einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Sie passen ihre Abläufe laufend und zügig an neue Marktanforderungen an. Diese Agilität verschaffen sie sich, indem sie Lösungen einsetzen, die auf Best Practices aufbauen und daher kein technisch anspruchs-volles und langwieriges Customizing erfordern. Diese Lösungen lassen sich einfach konfigurieren. Anstatt das Rad jedes Mal neu zu erfinden, nutzen sie integrierte Vorlagen, die sie für ihre Prozesse lediglich anpassen müssen – alles ohne IT-Unterstützung und ohne Programmieraufwand.

Erweiterung in Richtung Sourcing
Bei der Auswahl von Systemen bevorzugten anspruchsvolle Einkaufsmanager in der Vergangenheit eher einen „Best-of-Breed“-Ansatz. Denn die am Markt verfügbaren Suites waren bis vor einigen Jahren noch nicht in allen Teilbereichen des End-to-End-Beschaffungsprozesses gleich leistungsstark und flexibel. Das hat sich inzwischen geändert. Wer heute anstelle eines losen Verbunds von Anwendungen verschiedenster Hersteller auf eine einheitliche Suite aus einer Hand setzt, gewinnt entscheidende Vorteile: Zum Beispiel ermöglicht die Integration einen automatischen und exakten Abgleich der Verträge mit Bestellnummern und Rechnungen und schafft so die Voraussetzungen für einen nahtlosen, digitalen Prozess.

Benutzerfreundlichkeit zahlt sich aus
Spitzenteams im Einkauf achten bei der Toolauswahl auf besondere Benutzerfreundlichkeit. Maßstab sollten hier bekannte Endverbraucher-Apps sein. Denn ist eine Einkaufslösung intuitiv zu bedienen, überträgt sich der positive Eindruck auch auf das Image des Einkaufs. Dies gilt bei Mitarbeitern wie Lieferanten gleichermaßen. Eine hundertprozentige Mitarbeiter-akzeptanz und ein Onboarding von bis zu 95 Prozent der Lieferanten sind da keine Seltenheit. Zulieferer lassen sich für einen neuen Prozess und neue Tools begeistern, wenn sie ihren Arbeitsalltag erleichtern, und wenn bereits die Registrierung problemlos und flexibel erledigt werden kann. Je mehr Lieferanten und Ausgabenkategorien ein System verwaltet, umso höher wird der Durchsatz im Einkauf. Dies erfordert aber auch eine nahtlose Integration mit strategischen Sourcing-Lösungen und ERP-Systemen sowie aller Schritte innerhalb der P2P-Kette.

Damit eine P2P-Lösung ihren Wert entfalten kann, ist nicht nur eine erfolgreiche Bereit-stellung und Benutzerakzeptanz erforderlich, sondern auch ein effektives Onboarding der Lieferanten. Alle Zulieferer, die nicht registriert sind, führen zu Ausgaben oder gar Ausgabenkategorien, die nicht im System erfasst sind, und zu Maverick Buying und Frustration bei Anwendern. Während Softwarehersteller die Netzwerkgröße oder andere Aspekte anpreisen, findet sich der Großteil der Lieferanten eines großen Unternehmens nie bereits in irgendeinem aktuellen Netzwerk. Der wahre Erfolgsfaktor besteht deshalb darin, ob das Netzwerk oder Portal benutzerfreundlich ist. Dazu gehört, dass die Lieferanten sich problemlos anbinden können. Sie sollten mehrere Optionen haben, um ihre bevorzugte Methode anwenden zu können. Genauso wichtig ist, dass die Lieferanten auch eine Verbindung herstellen wollen. Netzwerke, die Gebühren erheben, Vertragsbedingungen vorschreiben oder eine komplizierte Abfolge von Aktivitäten erfordern, erzeugen Befürchtungen und Frustration bei den Lieferanten und verhindern, dass Unternehmen tatsächlich fast 100 Prozent der All diese Effizienzvorteile lassen sich nicht über Nacht erreichen – aber es lohnt sich. Eine Best-in-Class-Einkaufsabteilung, die erstklassige Prozesse nutzt und mit führender Technologie arbeitet, schafft Mehrwert für das Unternehmen über reine Kosteneinsparungen hinaus. Sie bringt den Einkauf auf ein neues, strategischeres Niveau.

von Franck Lheureux, General Manager EMEA bei Ivalua