Lieferantenerklärungen automatisiert managen

Lieferantenerklärungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten in internationalen Liefer-ketten. Sie sind eine praktische Voraussetzung, damit Unternehmen Zollvorteile von (Frei-)Handelsabkommen nutzen können, etwa indem Kunden in einem anderen Land Waren zu einem reduzierten Zollsatz oder sogar zollfrei einführen dürfen. Dafür muss mit einer Lieferantenerklärung die erforderliche Ursprungseigenschaft entlang der Lieferkette dokumentiert werden. Bislang ist die Nachweisführung oft so aufwendig, dass einige Unter-nehmen von vornherein auf die Gewährung von Zollpräferenzen und dem verbundenen Wettbewerbsvorteil verzichten.

Neues Portal reduziert Aufwand deutlich
Mit dem neuen AEB-Lieferantenportal ASSIST4 O&P Collaboration Services lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. Im ersten Schritt werden aus den Vorsystemen des anfordernden Unternehmens Daten zu Materialien an das Lieferantenportal übertragen, für die Nachweise angefordert werden sollen. Der Lieferant wird per E-Mail aufgefordert, für die entsprechenden Artikel eine LLE auszustellen. Über einen Link kann der Lieferant den Nachweis in einer Web-Oberfläche direkt und komfortabel pflegen. Er kann die erforderlichen Daten in strukturierter Form und mit hilfreichen Plausibilitätsprüfungen eingeben. Es besteht die Möglichkeit, die Daten auch über eine Excel-Tabelle zu bearbeiten oder auf Basis der im Vorjahr abgegebenen Angaben zu übernehmen. Dadurch wird der Zeitaufwand der Lieferanten verringert und das Risiko von Rückfragen durch den Kunden deutlich minimiert.

Nach Abgabe der Daten wird der Sachbearbeiter des anfragenden Unternehmens informiert. Nun prüft dieser die Angaben des Lieferanten mit Hilfe der Software und gibt den Nachweis dann frei. Dieser Prozess kann unter bestimmten Voraussetzungen automatisiert ablaufen. Sollten Korrekturen erforderlich sein, findet die Kommunikation dazu ebenfalls über das Lieferantenportal ASSIST4 O&P Collaboration Services statt.

Diese Form der IT-gestützten Collaboration vermeidet Medienbrüche, Doppelarbeit, steigert die Transparenz über den Bearbeitungsstand und erhöht so die Rechtssicherheit.

Hintergrundinformationen zu Freihandelsabkommen und Lieferantenerklärung
Mehr als 40 Freihandelsabkommen oder Wirtschaftspartnerschaften haben die EU und ihre
Mitgliedstaaten mit weit über 100 Staaten weltweit abgeschlossen. Für deutsche Unter-nehmen bedeutet das unter anderem: Sie können Zollpräferenzen im Handel mit Unternehmen aus den Partnerländern des jeweiligen Abkommens in Anspruch nehmen. Somit kann ein exportierendes Unternehmen einen signifikanten Wettbewerbsvorteil erlangen, da das importierende Unternehmen die Ware zu einem reduzierten Zollsatz oder sogar zollfrei im Zielland einführen kann.

Vorteile durch Handelsabkommen nutzen
Doch um diesen Vorteil nutzen zu können, muss es sich bei den Waren um sogenannte präferenzielle Ursprungserzeugnisse handeln. Gemeint sind Waren, die in dem durch das Handelsabkommen begünstigte Land entweder hergestellt und zumindest ausreichend weiterverarbeitet wurden. Dies müssen die Exporteure gegenüber dem Zoll belegen. Ein wesentliches Dokument zum Nachweis ist innerhalb der EU die Lieferantenerklärung (LE). Die LE muss gemäß dem Nachweisprinzip vom Hersteller über mögliche Händler bis hin zum Exporteur lückenlos vorliegen.

Bislang ist die Nachweisführung jedoch so aufwendig, dass einige Unternehmen von vornherein auf die Gewährung von Zollpräferenzen verzichten – und somit auf einen möglichen Wettbewerbsvorteil. Das liegt nicht zuletzt an dem hohen Verwaltungsaufwand beim Einholen der Lieferantenerklärung. Mit der Anforderung einer Lieferanterklärung wird der Lieferant aufgefordert, Angaben zur präferenziellen Ursprungseigenschaft seiner gelieferten Waren zu machen.

Der Lieferant hat hierfür die Möglichkeit eine Langzeit-Lieferantenerklärung (LLE) auszu-stellen, die für mehrere Lieferungen innerhalb eines konkreten Zeitraums gilt, um nicht jede einzelne Lieferung mittels separater Lieferantenerklärung bestätigen zu müssen. Trotzdem verbringen die mit dem Präferenzrecht betrauten Sachbearbeiter in EU-Unternehmen durchaus mehrere Stunden, um eine einzige LLE einzuholen – auch weil die Lieferanten EU-weit nicht alle mit den Formvorschriften vertraut und deshalb häufig mehrere Korrekturen erforderlich sind.

Bild: Zollvorteile von Freihandelsabkommen einfacher Nutzen: Das Lieferantenportal von AEB erleichtert dazu das Einholen und Verwalten von Lieferantenerklärungen, Foto: AEB GmbH