Kommunales Facility Management

Immobilien und Liegenschaften zählen in kommunalen Haushalten zu den größten Kostenfaktoren. Liegenschaftskosten für Instandhaltung sowie Gebäudereinigung belasten die Kommunen kontinuierlich im hohen Maße. Insbesondere kleinere Gemeinden stehen bei der Beauftragung von z.B. Reinigungsdienstleistern häufig vor großen Herausforderungen. Aufträge sind in der Regel öffentlich auszuschreiben, da die Auftragswerte zumeist die Schwelle von 209.000 Euro überschreiten, oberhalb derer das Europäische Vergaberecht gilt.

Für die Gewährleistung der Rechtssicherheit ist eine Vielzahl von formalen Anforderungen zu beachten. Und die Überarbeitung alter und unbrauchbarere Leistungsverzeichnisse erfordert Kapazitäten, die oftmals nicht vorhanden sind. Das Vergaberecht beinhaltet eine Reihe von formalen Anforderungen, die im Zuge des Verfahrens zu beachten sind.

Fehler führen häufig zu Beschwerden von Bietern und Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern. Schwierigkeiten bereitet den Kommunen oftmals die Formulierung einer geeigneten Wertungsmatrix für die Zuschlagsentscheidung, die den vergaberechtlichen Anforderungen genügt. Dies kann dazu führen, dass die damit verbundene Erwartung an eine höhere Qualität der Reinigungsleistung nicht erreicht wird. Hohe Kosten sind nicht gleich-bedeutend mit qualitativ guter Reinigungsleistung. Das seit April 2016 geltende Vergaberecht eröffnet den Gemeinden neue Möglichkeiten bei der Vergabe von Reinigungsdienst-leistungen.

Matthias Droste, geschäftsführender Gesellschafter der Expense Reduction Analysts (DACH) GmbH, erklärt hierzu: „Die nunmehr geltende Gleichstellung von offenem und nicht-offenem Verfahren gibt den Kommunen die Möglichkeit, nach Durchführung eines Teilnahme-wettbewerbs das eigentliche Bieterverfahren mit einem kleinen Kreis geeigneter Bieter weiterzuführen.“ Aufgrund der Komplexität der gesamten Neuvergabe und dem damit verbundenen Zeitaufwand sowie der ordnungsgemäßen Durchführung der Ausschreibung, nehmen kleine und mittlere Kommunen überwiegend externe Beratungsgesellschaften in Anspruch.

Schulen und Kitas brauchen verbindliche Qualitätsstandards
Gerade kleinere Kommunen sind mit der Erstellung der erforderlichen Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen häufig überfordert. Umfassende Rahmenverträge mit Dienst-leistern stellen Gemeinden ebenfalls vor große Herausforderungen. Zahlreiche Kommunen sehen sich mit dem Problem konfrontiert, dass die Dienstleister zwar kostengünstig arbeiten, die geforderten Qualitätsstandards, insbesondere im Schul- und Kita-Bereich, indes nicht einhalten. Ursächlich für Mängel sind häufig Fehler in der Leistungsbeschreibung sowie die fehlerhafte Aufbereitung der umfangreichen Daten. So sind z.B. Raumbücher oft nicht mehr aktuell oder korrekt. Mit Trivialitäten überfrachtete Leistungsverzeichnisse lenken oftmals vom eigentlichen Ziel, sauberen Räumen, ab. Die Reinigungsbranche ist im Umbruch und ständig auf der Suche nach besseren Reinigungsleistungen fürs gleiche Geld. Dies muss sich in Anforderungen, welche auf den Punkt genau verfasst sind, niederschlagen. Dann können sie eine Grundlage für die wirksame Qualitätskontrolle sein. Die Spezialisten von Expense Reduction Analysts orientieren sich bei ihrer Beratung der Kommunen am aktuellen Stand der Technik und dem konkreten Bedarf des jeweiligen kommunalen Auftraggebers. Matthias Droste ergänzt: „Unsere Experten unterstützen die Kommunen bei der Vermeidung grundlegender Fehler in der Leistungsbeschreibung. Das Erstellen von fachlich sauber recherchierten Leistungsverzeichnissen sorgt für die gewünschte Transparenz. So stellen wir sicher, dass die Erwartungen der Kommunen an eine qualitativ gute Reinigung erfüllt werden.“