Integritätsprüfung für Geschäftspartner

Die routinemäßige Überprüfung der Integrität von Geschäftspartnern sollte einen hohen Stellenwert besitzen – regelmäßige Skandale in deutschen und internationalen Unternehmen verdeutlichen das. Sie geben aber auch einen Hinweis darauf, wie unzureichend entsprech-ende Prozesse vielerorts umgesetzt werden. Mit msg.BPC bietet msg ab Dezember eine Softwarelösung, die Compliance-orientierte Integritätsprüfungen integriert, vereinheitlicht und für jedermann verständlich macht. Nutzer müssen Personen- oder Unternehmensdaten fortan nicht mehr selbst zusammensuchen und mit den verfügbaren Datenbanken abgleichen, sondern können diese Arbeitsschritte an die Software delegieren. Ein Mausklick reicht aus, um den Prüfprozess aus jeder beliebigen Anwendung heraus zu starten.

Business Partner Compliance ist essentiell
Im Umgang mit Geschäftspartnern – egal ob Kunde, Zulieferer oder Dienstleister – müssen Unternehmen sich absichern. Der Verstoß gegen geltende Gesetze oder Wirtschafts-sanktionen gegen einzelne Länder kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Auch die Missachtung von internen Vorgaben birgt ein hohes Schadenspotenzial, etwa wenn die mangelnde Kreditwürdigkeit eines Kunden nicht in Betracht gezogen wird und er später seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. Um Risiken nicht aus dem Ruder laufen zu lassen, ist deshalb eine Überprüfung bestehender und möglicher Geschäftspartner essentiell.

In der Praxis sind drei Arbeitsschritte vonnöten: Zuerst müssen alle Basisinformationen über einen Geschäftspartner zusammengetragen werden. Dazu zählen Personen- und Register-daten, Eigentümerstrukturen sowie Finanzdaten. Auf dieser Grundlage können dann externe Watchlist-Informationen abgerufen werden: Bestehen Zweifel an der Kreditwürdigkeit? Ver-bindungen zur organisierten Kriminalität? Sanktionen gegen das Herkunftsland des Unter-nehmens? Hat man es mit sogenannten Politically Exposed Persons (PEP) oder Relative or Close Associates (RCA) zu tun, die oftmals strengeren gesetzlichen Anforderungen unterliegen? Eine ganze Reihe von externen Datenbanken muss durchsucht werden, um alle Informationen zusammenzutragen. Ist dies geschafft, kann das Gesamtrisiko abgeschätzt und auf Basis der im Unternehmen geltenden Standards eine Entscheidung getroffen werden. Eine manuelle Durchführung dieser Arbeitsschritte verschlingt mehr Zeit, als im Büroalltag üblicherweise zur Verfügung steht.

Automatisiertes und vereinheitlichtes Verfahren
„Wer die Integrität sämtlicher Geschäftspartner von Hand überprüfen will, versinkt bald in Arbeit“, so Bruno Major, Geschäftsbereichsleiter Solution Consulting Süd bei msg. „So gut wie alle Informationen über den Geschäftspartner liegen in externen Datenbanken, zugleich sind viele interne Anwendungen betroffen – vom E-Mail-Verkehr bis hin zum Enterprise Ressource Planning. Ein derart zersplittertes System raubt Zeit und ist anfällig für Fehler. Mit msg.BPC schaffen wir jetzt Abhilfe und bündeln das gesamte Verfahren in einer einzigen Software-lösung.“

Die Überprüfung von Personen- oder Unternehmensdaten kann dank msg.BPC aus jeder beliebigen Anwendung heraus gestartet werden. Nutzer übergeben Daten, wie etwa die Firmenanschrift aus einer E-Mail-Signatur, einfach per Mausklick an msg.BPC und starten so den Prüfprozess. Die Software lädt dann erweiterte Unternehmens- und Shareholderdaten aus der Firmendatenbank und gleicht diese mit einer Watchlist ab, um etwaige Risiken zu identifizieren. Beim Vorliegen kritischer Informationen kann ein Due-Diligence-Questionnaire vorgesehen werden: Welcher Natur ist die geplante Zusammenarbeit? Hat der Geschäfts-partner versucht, seine Identifizierung in irgendeiner Form zu verzögern oder zu verschleiern? Auf Basis der gegebenen Antworten stellt das System dann eine Empfehlung aus, wie weiter zu verfahren ist – auf den Vertragsabschluss hinarbeiten, von ihm Abstand nehmen oder Migrationsmaßnahmen zur Risikominderung einleiten. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in einer internen Datenbank vorgehalten, wodurch sie abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen.

Die Automatisierung und Vereinheitlichung der Integritätsprüfung sorgt für ein höheres Maß an Zuverlässigkeit und Effizienz. Geschäftsrisiken können somit besser kalkuliert werden, die Gefahr von Verstößen gegen externe Vorschriften und interne Richtlinien sinkt. Die Handlungsempfehlungen der Software folgen dabei den unternehmensinternen Standards für Risikomanagement und Compliance.

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