Ihr Artikelpreis ist niedrig, aber sie verursachen hohe Prozesskosten: C-Teile. Jene Verbrauchsmaterialien in Unternehmen, die notwendig, aber ohne strategische Bedeutung sind. Mit einem ganzheitlichen C-Teile-Management können Unternehmen die Prozesse der Beschaffung straffen und optimieren. Abhängig von der Kategorie der C-Teile bieten sich Automaten, Kanban-Systeme und die elektronische Beschaffung über eine Plattform an, um die Prozess- und Einkaufskosten zu senken.
Jedes Unternehmen benötigt C-Teile. Was genau diese sind, hängt von der Branche und der Tätigkeit ab. Sie werden unternehmensindividuell definiert, bringen aber meist folgende Eigenschaften mit: geringe Beschaffungskosten, das heißt kleine Einzelpreise, eine große Artikelvielfalt und eine Vielzahl unterschiedlicher Hersteller und Lieferanten. Für produzierende Betriebe können C-Teile zum Beispiel Verschleißteile, Hilfs-& Betriebsstoffe, (Hand)-Werkzeuge, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial oder Arbeitsschutzkleidung (PSA) sein, es kann sich aber auch um Büroartikel, Reisen, Print-& Marketingartikel, Inventar, Paketdienste oder Reinigungsmittel handeln. Allen gemein sind die hohen Prozesskosten beim Einkauf: Sie betragen rund 80 Prozent der Beschaffungsmenge, die reinen Materialkosten belaufen sich dagegen nur auf 20 Prozent.
Der Begriff C-Teile stammt aus dem betriebswirtschaftlichen Verfahren der ABC-Analyse, auch Programmstrukturanalyse genannt. Dabei werden alle Güter eines Unternehmens drei Kategorien mit absteigender, strategischer Bedeutung zugeordnet. Eine Rolle bei der Bewertung spielt zum Beispiel, wie wichtig ein Teil für das Endprodukt und seine Funktionalität ist, ob es sich leicht ersetzen lässt oder über wie viele Lieferanten es bezogen werden kann. Güter der Gruppe A haben damit den größten Wert, sie kommen aber nur in kleiner Anzahl vor. B-Güter haben in Menge und Wert einen mittleren Anteil, C-Teile kommen in größeren Stückzahlen bzw. einer hohen Beschaffungsmenge vor, haben aber nur einen geringen Wert. In dieser Einteilung gelten A-Teile für Unternehmen als sehr wichtig, C-Teile haben keine Priorität.
Mit der ABC-Analyse sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden, die Bedeutung ihrer Bedarfe und Vorgänge besser einzuschätzen sowie Schwerpunkte zu erkennen. Damit können Optimierungspotenziale aufgetan werden, die sich am stärksten auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Mit einer ABC-Analyse können Planungsprozesse optimiert, Lager- und Verwaltungskosten gesenkt und insgesamt der Gewinn erhöht werden.
Durch die recht grobe Kategorisierung bleiben qualitative Faktoren allerdings unberücksichtigt. Während Beschaffung und Prozesse von A- und B-Teilen wegen ihrer Bedeutung ausführlich analysiert und optimiert werden, stehen C-Teile wegen ihrer geringen Kosten, der nicht vorhandenen strategischen Bedeutung und dem damit verbundenen niedrigen Wert nicht im Fokus von Unternehmen. Damit werden Potenziale ohne Not verschenkt: Denn die Beschaffungs- und Prozesskosten von C-Teilen können mit einem sinnvoll strukturierten C-Teile-Management schnell und in großem Umfang gesenkt werden – durch gute Prozesse, Automatisierung und passende Systeme.
Die Kategorien der C-Teile kennen
Das Ziel des C-Teile Managements liegt in der Optimierung der Beschaffungsprozesse und des Einkaufs. Es gilt die Kosten zu senken, da der reine Materialpreis bei C-Teilen nur 20 Prozent beträgt. Im Verhältnis zum Einkaufspreis sind die Prozesskosten bei der Beschaffung überproportional hoch. Diese umfasst alle Phasen von der Anforderung und Bedarfsermittlung über die Bestellung, bis hin zur Warenannahme und Belegverarbeitung. Via C-Teile Management werden diese Prozesse verschlankt und reduziert – Digitalisierung und Automatisierung spielen dabei eine zentrale Rolle. Stellschrauben bieten aber auch die Vielfalt der Teile und die Anzahl der Lieferanten.
Die Kategorie der C-Teile kann noch einmal in drei Gruppen unterteilt werden: DIN- und Normteile wie Schrauben, Muttern und Scheiben, Hilfs-& Betriebsstoffe sowie Verbrauchsmaterialien wie Handschuhe, Schleifscheiben oder Bohrer. Die dritte Kategorie umfasst Büromaterialien, Drucksachen, Paketdienste, Verpackung, Entsorgung, Facility, Telekommunikation, Ersatzteile, Werkzeuge oder IT-Zubehör.
Für DIN- und Normteile bieten sich sogenannte Kanban-Systeme zur Prozesssteuerung an. Dabei liegen die DIN- und Normteile in Regalsystemen bereit, die mit der IT und den gängigen Warenwirtschaftssystemen verknüpft sind. Die Materialien werden doppelt vorgehalten: Ist ein Fach leer, wird es von einem Ersatzfach neu befüllt. Über EDI-Schnittstellen kann dann ein Signal an den Lieferanten gesendet und eine automatisierte Nachbestellung und Nachfüllung angestoßen werden. Im System kann auch ein Mindestbestand hinterlegt werden, bei dem eine Nachbestellung abgegeben wird. Damit können die lokalen Bestände reduziert und nur die tatsächlich benötigten Materialien bereitgestellt werden. Zudem wird gewährleistet, dass die notwendigen C-Teile immer vorhanden sind.
Ältere Systeme arbeiten mit Barcode und Scanner, neuere greifen auf RFID und Kameratechnologie zurück. Kanban-Systeme stehen zwar in den Räumen von Unternehmen, werden aber in der Regel von Lieferanten vermietet und verwaltet. Idealerweise ermöglichen sie eine elektronische und digitale Monatsabrechnung, die automatisiert geschaltet werden kann, um den Verwaltungs- und Abrechnungsaufwand für die Kleinteile zu minimieren. Zudem erlaubt die Systemanbindung eine Auswertung, etwa welche Teile wie oft benötigt werden, was eine Prozessoptimierung ermöglicht.
C-Teile der zweiten Kategorie, Hilfs-& Betriebsstoffe sowie Verbrauchsmaterialien der Produktion, wie verschiedene Arten von Handschuhen bzw. persönliche Schutzausrüstung (PSA), Bohrer oder Schleifscheiben, können in Automaten zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter können sie zum Beispiel mit Chipkarten, die zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden, ausgeben lassen. Solche Automaten reduzieren Blindverbräuche drastisch. Denn bei der gewöhnlichen Ausgabe gibt es immer Schwund. Über eine Lösung mit Automaten ist dagegen bekannt, wer wann was abholt. Die Information kann vorgehalten und ausgewertet werden – aus Datenschutzgründen zwar nicht personenbezogen, aber doch eingrenzbar, zum Beispiel auf Abteilungen.
Alle anderen C-Teile, wie Ersatzteile, Werkzeuge, Büromaterial oder IT-Zubehör können unkompliziert über eine digitale Einkaufsplattform bezogen werden. Unternehmen loggen sich ein und können basierend auf der Kaufhistorie ein Kern- und Randsortiment festlegen, um die Auswahl und damit die Suchzeit zu begrenzen. Über die Plattform sind die Onlineshops mehrerer Lieferanten angeschlossen. Unternehmen können dann unterschiedliche Artikel zentral bestellen, ohne jeden Lieferanten-Shop einzeln besuchen zu müssen. Es gibt also nur einen Warenkorb, nur eine Rechnung und nur ein Login. Den Rest erledigt die Plattform im Hintergrund.
C-Teile-Management über alle drei Kategorien hinweg
Berücksichtigen Unternehmen alle drei Kategorien der C-Teile, ist ihr C-Teile-Management gut aufgestellt. Interessant sind diese Lösungen immer für Unternehmen mit einem gewissen Durchsatz an C-Teilen. Ist der gegeben, können zum Beispiel Automatenlösungen auch für kleinere Unternehmen interessant sein.
Es gibt verschiedene Lieferanten, die Automaten, Kanban-Systeme und elektronische Einkaufsplattformen anbieten. Mit einem externen Partner können Unternehmen die optimale Wahl treffen. Wichtig ist dabei, die möglichen Lösungen und Anbieter zu kennen und zu wissen, welche Lieferanten wann angefragt werden sollten. Auch die Reduzierung der Lieferantenanzahl und der Artikel kann ein Faktor für bessere Preise sein, da der Umsatz gebündelt und günstiger eingekauft werden kann. Gleichzeitig können die Prozesskosten gesenkt werden.
Fazit
Mit C-Teile-Management können Unternehmen ihre Kostenstruktur und die Beschaffung weiter optimieren – bei gleichbleibender Qualität. C-Güter stehen in ihrer Bedeutung hinter A- und B-Teilen, trotzdem lohnt es sich, sie bei der Optimierung im Blick zu behalten und die verhältnismäßig hohen Prozesskosten zu senken. Das gelingt vor allem mit einem hohen Automatisierungsgrad in der Beschaffung.
von Tom Becker, Geschäftsführer Andeo GmbH
