Geschäftsreisen ohne Einkauf?

Geschäftsreisen ohne Einkäufer abzuwickeln bedeutet, dass wertvolle Potenziale verschenkt werden. Auf den ersten Blick sei es zwar durchaus attraktiv, Hotels individuell im Internet zu buchen, anstatt über zuvor ausgehandelte Rahmenverträge zu gehen.

„Während sich in manchen Unternehmen ein Schwenk der Verantwortlichkeit zu den Personalabteilungen vollzieht, muss der Einkauf insbesondere in der Prozesssteuerung im Boot bleiben“, sagt Carsten Knauer, Travel-Experte beim Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME). „Wer so handelt, vergisst aber, dass der moderne Einkauf weit mehr leistet als bloße Preisverhandlungen“, so Knauer weiter. Wie der Leiter der BME-Fachgruppe Travel Management hervorhebt, schlummern große Potenziale in den Prozessen, die der Einkauf in seiner Rolle als Werteoptimierer am besten heben kann.

„Viele, die meinen, im Dienstleistungseinkauf kommt es nur auf Preisverhandlungen an, haben das Thema nicht verstanden“, betont Knauer und fordert, dass das grundsätzliche kaufmännische Urteil bei der Abwicklung von Reisebuchungen beim Einkauf verbleibt. Seiner Einschätzung nach können Beschaffungsabteilungen beispielsweise durch Bereitstellung von Softwarelösungen für schlanke Buchungs- und Abrechnungsprozesse sorgen. Oder sie vereinbaren Mehrleistungen wie etwa kostenfreie Parkplätze, sodass der tagesaktuelle Internetpreis womöglich nur auf den ersten Blick günstiger erscheint. „Erwähnt werden sollten außerdem Vertrags- und Datenschutzfragen und das fachliche Hintergrundwissen, dass der Einkauf sich zum Beispiel bei den Preisbestandteilen aufgebaut hat“, ergänzt Inge Pirner, Mitglied der von Knauer geleiteten BME-Fachgruppe und Travel Managerin beim Software- und IT-Dienstleister DATEV.

„Werden solche Dinge berücksichtigt, kann der Einkauf weiterhin einen wichtigen Beitrag dazu leisten, damit die gewünschte Leistung in der vorgeschriebenen Qualität und zu möglichst niedrigen Kosten bereitgestellt wird“, sagt Knauer. Als idealen Weg bezeichnet er eine gute Zusammenarbeit aller Abteilungen, bei der Personaler eine tragende Rolle bei der Gestaltung von Reiserichtlinien und Reisesicherheitsfragen spielen, der Einkauf jedoch die strategische Hoheit behält. „Mit diesem Modell haben unsere Mitgliedsunternehmen die besseren Erfahrungen gemacht“, betont der BME-Experte mit Blick auf die Diskussionen, die unter den Mitgliedern seiner Fachgruppe geführt wurden.

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