eProcurement: Transparenz auf Knopfdruck

ifm, der Spezialist für Sensoren in der Automatisierungstechnik, verabschiedet sich endgültig von manuellen Bearbeitungsschritten im indirekten Einkauf. Mit einer neuen eProcurement-Lösung kann in Kürze jeder der 6.000 ifm-Mitarbeiter Bedarfe selbstständig anfordern und tracken. ifm erzielt dadurch noch einfacher und schneller bessere Preise für indirektes Material.

Die ifm electronic gmbh, einer der führenden Hersteller in der Automatisierungsbranche, galt schon sehr früh als Vorreiter für digitale Prozesse im indirekten Einkauf. Durch das starke Unternehmenswachstum war die bis dahin eingesetzte Kataloglösung nicht mehr zweckmäßig: Das Unternehmen kauft in der Regel über 7.000 Katalogartikel von rund 850 Lieferanten ein und bearbeitet über 2.500 Freitextbestellungen im Jahr. Die Größe und die Vielfalt an Prozessen konnten nicht mehr abgebildet werden. Außerdem lag die Auswahl der Kataloganbieter nicht in eigener Hand und der Verhandlungsspielraum für Preise war sehr eng, da zwischen dem Sensorspezialisten und seinen Lieferanten die externe Plattform geschaltet war. „Wir wollten ein eProcurement-Tool, das für unsere Lieferanten kostenlos ist und uns flexibler macht, indem wir unsere Kataloganbieter selbst auswählen und Preise unabhängiger verhandeln können“, bringt Leo Grenz, verantwortlich für Organisationsprojekte im Einkauf von ifm, die Anforderungen auf den Punkt.

Die Entscheidung für ein eigenes ERP-integriertes eProcurement-Tool, das auch kompatibel mit den anderen Systemen im Unternehmen ist, war ein logischer Schritt. Langjähriger Partner von ifm für komplexe Einkaufsthemen dieser Art ist der Lösungsspezialist JAGGAER (vormals POOL4TOOL). Seit Beginn der Zusammenarbeit im Jahr 2009 bildet ifm die Beschaffung und Ausschreibungen (RFQs) von Produktionsmaterial sowie das strategische Lieferantenmanagement über die Einkaufslösung ab. Durch die Erweiterung um eProcurement steht ifm ein eigenes Katalogmanagement zur Verfügung, das mit den Einkaufsprozessen im System verknüpft ist.

Abschied von manuellen Bearbeitungsschritten
Für die Preisverhandlungen und die Auswahl der Kataloganbieter gelten keine Einschränkungen mehr, sogar Produkte, die in keinem Katalog aufgeführt werden, sind einfach über das System zu beziehen. Früher mussten solche Bedarfsanforderungen (BANFen) manuell vom Einkauf bearbeitet werden: ein zeitintensiver und fehleranfälliger Vorgang. In Zukunft wird eine sogenannte Freitext-BANF einen automatisierten Workflow auslösen, der für die Überführung der BANF in eine Bestellung sorgt. Für den Einkauf sind so keine manuellen Schritte mehr notwendig. ifm kann ihre Kataloganbieter nun selbst auswählen und Preise unabhängiger verhandeln.

Transparenz auf Knopfdruck
Neben der kurzen Bearbeitungszeit bietet eProcurement seinen Anwendern durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche vor allem Transparenz: Jeder User kann seine BANF jederzeit in der Lösung von JAGGAER tracken und auf Knopfdruck alle relevanten Details abrufen, ohne in ein fremdes System abzuspringen oder Dritte kontaktieren zu müssen. Die zusätzliche Funktion SSO (Single Sign On) sorgt dafür, dass für den Absprung in ein anderes Sub-System keine erneute Eingabe von Zugangsdaten notwendig ist. Die nutzerfreundliche Bedienung und die übersichtliche Oberfläche des Systems sorgen für eine einfache Handhabung des Tools. „Ein System, das von vielen Anwendern genutzt werden soll, muss einfach, transparent und selbsterklärend sein“, steht für Leo Grenz fest. „Die eProcurement-Lösung erfüllt genau diesen Komfort.“