Einsparpotential für Reisekostenabrechnung

Mit der aktuellen Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“ wirft die techconsult einen Blick auf den Reisemanagementprozess in deutschen Unternehmen. Nach den Aussagen der befragten Controller entfallen 16 Prozent der Ausgaben eines Unternehmens auf Geschäfts-reisen und deren Administration. Dies stellt somit einen beachtlichen Kostenfaktor dar, der nach intelligenten Lösungen zur Optimierung und Kosteneinsparung verlangt. Etwa zwei Drittel der Geschäftsreisekosten werden durch Reisen direkt verursacht, es sind Ausgaben für Verkehrsmittel, Unterkunft und Spesen. Das übrige Drittel der Kosten ist indirekt dem Reiseprozess zuzuschreiben, sie fallen für Planung, Buchung und Abrechnung an.

Jedes dritte Unternehmen rechnet noch immer manuell ab
Das Reisekostenmanagement und die Reisekostenabrechnung erfolgt derzeit in den Unter-nehmen noch auf sehr unterschiedliche Weise. Über den Idealfall eines voll automatisierten Reisemanagements von der Reisebuchung bis zur Reisekostenabrechnung verfügen derzeit 17 Prozent der befragten Unternehmen, weitere 49 Prozent haben ihre Prozesse zur Reise-kostenabrechnung teilautomatisiert. Noch immer erledigen knapp ein Drittel der Unternehmen ihre Reisekostenabrechnungen manuell per Excel, Word oder sogar in Papierform. Für einen Großteil dieser Unternehmen (70 Prozent) ist eine Software-Unterstützung jedoch wünschenswert.

Eine vollautomatisierte Reisebuchung und Abrechnung bietet beachtlichen Mehrwert: Laut Aussagen der Geschäftsreisenden profitieren diese in erster Linie von einer schnelleren Bearbeitung der Reisekostenabrechnung und somit auch Rückerstattung ihrer Auslagen und Spesen. Die Controller sind kostenorientiert, ihnen geht es in erster Linie um Kostentrans-parenz zur Einhaltung des Reisekostenbudgets. Die Studienergebnisse erscheinen themenorientiert in drei Berichten und stehen unter folgendem Link zum Download zur Verfügung: www.geschaeftsreise-benchmark.de