Effiziente Kommunikation mit Lieferanten

Die TRUMPF GmbH + Co. KG optimiert ihre Lieferantenan-bindung mit der eLösung von POOL4TOOL. Verbesserungen in den Bereichen Lieferantenbe-wertung, Bestellabwicklung sowie eine integrierte Reklamations-bearbeitung auf Basis des Lieferantenportals waren die Kernstücke bei der Umsetzung des Projektes. TRUMPF ist ein familiengeführtes Technologie-unternehmen mit drei Geschäfts-bereichen: Werkzeugmaschinen und Elektrowerkzeuge, Laser-technik und Elektronik sowie Medizintechnik. Diese Geschäfts-bereiche sind unter dem Dach der Management-Holding der TRUMPF GmbH + Co. KG zentral organisiert. Ein weltweites Netz von geschäftsfeldübergreifenden Produktions-, Vertriebs- und Servicegesellschaften unterstützt die Aktivitäten der einzelnen Betätigungsfelder.

Als weltweit agierendes Technologieunternehmen stehen Qualität, herausragende Produkte und hocheffiziente Prozesse im Vordergrund. Nachdem das Geschäftsjahr 2010 anfänglich noch extrem unter den dramatischen Entwicklungen der weltweiten Wirtschafts- und Finanzkrise gelitten hatte, wurde gesamtunternehmerisch noch stärker auf Innovation und Internationalisierung gesetzt. Im Zuge der Krisenbewältigung wurden auch Möglich-keiten gesucht, Lieferanten enger an das Unternehmen zu binden und den Einkauf gleichzeitig operativ zu entlasten. In einer Evaluierung möglicher Lösungen (sowohl inhouse-Lösungen wie auch Internetplattformen) wurden die Punkte Know-How, Funktion und Bedienung, Infrastruktur und Datensicherheit sowie die zu erwartende Akzeptanz bei den Lieferanten untersucht: POOL4TOOL hat nach diesen Kriterien die aus TRUMPF-Sicht beste Lösung angeboten und konnte unter anderem durch hohe Bedienerfreundlichkeit überzeugen.

„Die großen Vorteile sind dabei, dass strukturierte Informationen mit einer besseren Datenqualität, zeitnah und mit einer hohen Prozesssicherheit fließen und TRUMPF darüber hinaus auch die Möglichkeit hat Prozessschritte, die beim Lieferanten ablaufen, zu integrieren, zu standardisieren und zu optimieren“, sagt Thomas Sailer, Zentralbereich IT + Prozesse der TRUMPF Gruppe.

Reduzierung des operativen Aufwands
Das Lieferantenportal POOL4TOOL wird als SaaS-Lösung genutzt, wobei die Prozesse vollständig in das SAP-System von TRUMPF integriert werden. Hauptziel ist die Reduzierung des operativen Aufwandes für die Bestellabwicklung mit Lieferanten über WebEDI und die damit verbundene Verbesserung der Kommunikation. Die bestehende EDI-Lösung wurde dabei vollständig abgelöst. Bestehende EDI-Verbindungen mit Lieferanten wurden auf POOL4TOOL migriert. Die Neuanbindung zukünftiger Lieferanten wird dadurch maßgeblich vereinfacht. Die IT-Abteilung und der Einkauf bei TRUMPF arbeiten dabei Hand in Hand und das Projekt verfolgt gesamtstrategische Ziele. Die Schonung der Ressourcen und die Bündelung von Zuständigkeiten stellen den großen Mehrwert dar und waren mit ausschlaggebend, sich für POOL4TOOL zu entscheiden.

Prozesssicherheit durch Workflows
POOL4TOOL unterstützt den Einkäufer über ein standardisiertes und sehr flexibles Mahn- und Erinnerungswesen. Wird eine Bestellung innerhalb einer bestimmten Frist nicht vom Lieferanten geöffnet bzw. bestätigt, wird automatisiert über die Workflow Engine eine Mahnung an den Lieferanten und nach einer weiteren Frist eine Benachrichtigung an den Einkäufer versandt. Im POOL4TOOL Bestellmonitor ist die Anzahl der bereits durchge-führten Mahnungen ersichtlich. Dieser hohe Grad an Automatisierung erleichtert den Prozess maßgeblich und schafft Transparenz bei bereits durchgeführten Mahnungen.

Integrierte Reklamationsbearbeitung
Der gesamte Reklamationsprozess wird über POOL4TOOL abgewickelt: Von der ersten Meldung, über Information an den Lieferanten, Erfassung der Rückmeldung und Nachricht an den Zuständigen bei TRUMPF sowie Endbeurteilung der Reklamation werden dabei berücksichtigt.

Michael D’Alessandro, Zentral Einkauf bei der TRUMPF GmbH + Co. KG: „Für uns ist es ganz wesentlich, dass wir mit POOL4TOOL mehrere Prozesse abteilungs- und prozessübergreifend in einer Lösung abbilden können. Das Lieferanten-Portal ist die Datendrehscheibe, auf der sämtliche interne Informationen zusammenlaufen, aber auch die zentrale und medienbruchfreie Kommunikationsstelle zu unseren Lieferanten.“

Bild: Michael D’Alessandro, Zentral Einkauf bei der TRUMPF GmbH + Co. KG, Foto: TRUMPF GmbH + Co. KG

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