E-Katalog ist nicht gleich E-Katalog

Gedruckte Kataloge werden immer seltener. Anstelle von dicken Wälzern stellen Lieferanten ihren Kunden ihr Sortiment zunehmend elektronisch vor. Das spart nicht nur Papier. Die digitalen Kataloge beschleunigen für den Einkauf die Suche nach Produkten und erleichtern den Vergleich von Lieferanten. Aber E-Katalog ist nicht gleich E-Katalog. Im Wesentlichen bieten sich hier drei Verfahren an, jedes mit unterschiedlichen Stärken.

Der Katalog in Dateiform
Einige Lieferanten senden ihren Kunden einfach ihren Katalog in einer Datei. Einmal eingespielt, steht die komplette Produktpalette allen Einkäufern zur Auswahl. Die Daten bleiben dabei bis zum nächsten Update unverändert. Solche statischen, gehosteten Kataloge eignen sich besonders für Angebote, die in ihrer Zusammensetzung und Preisgestaltung lange Zeit konstant sind. Auch für kleinere Sortimente sind diese E-Kataloge durchaus ausreichend. Technisch stellen sie keine großen Herausforderungen dar. Es genügt im Normalfall ein einfaches Dateiformat, meist XML oder csv. Mittels ETL (Extract, Transform, Load) werden diese Dateien dann vom Kunden in das benötigte Format umgewandelt und in sein Beschaffungssystem geladen. Einer der Vorteile dieses Verfahrens: Die Daten sind voll in die Procure-to-Pay-Anwendung integriert. Die User bewegen sich auf nur einer Oberfläche.

Für große Kataloge oder Angebote, die sich rasch ändern oder eine Vielzahl von konfigurierbaren Varianten enthalten, ist dieses Vorgehen jedoch nachteilig, weil zu unflexibel. Ändern sich Preise oder Produkte häufig, muss stets ein neuer Katalog eingespielt werden. Die Unsicherheit über den aktuellen Stand der Preise führt zudem zu mehr Rückfragen, also Mehraufwand.

Die Katalog-Website
Angesichts des Trends zu immer individuelleren Produkten und zu sich schnell verändernden Märkten benötigen viele Unternehmen flexiblere Ansätze. PunchOut-Kataloge kommen dieser geforderten Flexibilität schon deutlich näher. Bei diesem Verfahren greift der Einkäufer auf eine vom Lieferanten bereitgestellte E-Commerce-Website zu. Im Gegensatz zu einer generischen Shop-Website sind beim PunchOut kundenspezifische Merkmale und Konditionen definierbar, so dass die recherchierenden Einkäufer nur noch Warengruppen oder Produktfamilien sehen, die für sie relevant sind. Sie können den Katalog online durchsuchen, Artikel konfigurieren, in den Warenkorb legen und diesen dann als ausstehende Bestellung an das eigene Beschaffungssystem übergeben. Die Eingabe von Produktinformationen in das System ist nicht mehr erforderlich.

Diese Variante geht flexibler auf die Bedürfnisse des Einkaufs ein. Die dargestellten Preise sind zuverlässig aktuell und berücksichtigen auch bereits vereinbarte Preisnachlässe oder Rabatt-Staffeln. Ein weiteres Plus: Die Besteller können den aktuellen Lagerbestand einsehen. Alle relevanten Angaben zu Produkten und Leistungen lassen sich direkt vom Lieferanten pflegen und aktualisieren. Etwaige Fehler können rasch und nachhaltig korrigiert werden. Auch die Konfiguration von Varianten ist einfach. Integrierte Plausibilitätsprüfungen helfen zudem, Konfigurationsfehler zu vermeiden.

Die Arbeit mit PunchOuts hat dennoch einige Schwächen: Um Produkte zu suchen und auszuwählen, muss der Einkäufer seine gewohnte Umgebung verlassen. Arbeitet er mit mehr als einem Lieferanten zusammen, bedeutet dies: mehrfaches, paralleles Suchen auf verschiedenen Seiten mit unterschiedlichem Look-and-Feel und unterschiedlicher Navigation, was die Orientierung in Warengruppen und Artikeln erschwert. Für einen Preisabgleich müssen mehrere Seiten parallel geöffnet werden. Gerade Mitarbeiter, die nur gelegentlich bestellen, müssen sich da immer wieder aufs Neue zeitaufwändig orientieren.

Das Beste aus allen Welten
Praktischer ist daher ein recht neuer Ansatz, der diverse Katalog-Varianten in einer einzigen Suche zusammenfasst. Neben vom Kunden gehosteten Katalogen lassen sich über standardisierte Schnittstellen auch PunchOut-Kataloge anbinden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über eine offene Schnittstelle das E-Commerce-System eines Lieferanten direkt mit der P2P-Suite des Käuferunternehmens zu verknüpfen. Die Lieferanten behalten dabei die volle Kontrolle über ihre Daten.

Diese umfassende, mehrere Verfahren verbindende Integration bietet gleich mehrere Vorteile: Im Gegensatz zu PunchOuts durchsucht der Einkäufer mit einer einzigen Suchanfrage parallel mehrere Quellen. Zudem kann er alle Vorschläge zu einem gesuchten Produkt übersichtlich auf einem Bildschirm vergleichen. Während das Unternehmen auf diesem Weg die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und Verträge gewährleistet, haben die Benutzer damit einfach und schnell Zugang zu einer größeren Produktauswahl und gewinnen so einen besseren Marktüberblick. Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeit werden in Echtzeit übertragen, da die Lieferanten durch die Verknüpfung ihrer Websites oder Systeme eng in den Prozess eingebunden sind. Durch den hohen Bedienkomfort beugen Unternehmen zusätzlich dem sogenannten Maverick Buying vor. Sie steigern Transparenz und Kostenkontrolle. Sie können auch die Beziehungen zu ihren bevorzugten Lieferanten stärken, indem deren Suchergebnisse vorrangig angezeigt werden. Anbieter, die ihr System einmal an eine P2P-Plattform angebunden haben, werden zudem auch für andere Einkäufer des Unternehmens attraktiver.

Fazit
Je nach Unternehmensgröße und Art der zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten für die Arbeit mit E-Katalogen an. So können für kleine und statische Sortimente Importe von Katalogdateien ausreichend sein. Mehr Flexibilität bieten die PunchOut-Kataloge, die jedoch großen Einkaufsorganisationen mit einem hohen Ausgabenvolumen viel Aufwand abverlangen. Für diese Unternehmen bietet eine katalogübergreifende Suche, wie sie Ivalua unter dem Namen Search360 etabliert hat, die nötige Effizienz. Zudem profitieren auch die Lieferanten von einem Plus an Visibilität. Sie müssen dazu lediglich einen einfachen, standardisierten und im Fall von Ivalua kostenlosen Onboarding-Prozess durchlaufen. Sobald sie ihre Katalogdaten einmalig mit der Ivalua Plattform verbunden haben, können alle Kunden von Ivalua in ihren Angeboten recherchieren und bestellen.

von Franck Lheureux, General Manager EMEA bei Ivalua