Beschleunigte Einkaufsprozesse mit Cloud und App

Eine alltägliche Situation: Ein Lieferant oder Kunde wartet auf eine dringende Freigabe für eine Bestellung. Doch der hierfür zuständige Mitarbeiter ist unterwegs oder in Meetings und hat keinen Zugang zu den nötigen Dokumenten. Er kann die Bestellung nicht freigeben. Das Resultat: der Auftrag bleibt liegen. Solche unflexiblen Abläufe kosten Zeit und Geld. Auch Sunrise, ein Telekommunikationsunternehmen in der Schweiz, stand vor der Herausforderung, seine Freigabe- und Geschäftsabläufe beschleunigen zu müssen. Mit einer neuen Cloud-Lösung wurden die operativen Einkaufsprozesse optimiert. Bestellungen lassen sich nun schneller abwickeln sowie über eine Mobile App von überall und zu jeder Zeit genehmigen. Das bedeutet eine Ersparnis von 60 Prozent in der Durchlaufzeit.

Eine aktuelle Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zeigt, dass sich mit einer eProcurement-Lösung mit Katalogsystem die Kosten-aufwände bei Geschäftsabläufen im Schnitt um 30 Prozent reduzieren lassen. In vielen Unternehmen – und hier vor allem in KMU – werden im Einkauf Ausschreibungen und Bestellabwicklungen oft noch per Word- und Excel-Listen erstellt. Die Folge sind zeit-intensive Bearbeitungsaufwände, hohe Fehlerquoten und mangelnde Transparenz sowie eine ungenügende Integration von externen Partnern. Zudem fehlt häufig die Möglichkeit, solche Abläufe flexibel an die eigenen Bedürfnisse anzupassen oder sie in mobile Strategien einzubinden.

Auch Sunrise, der größte private Telekommunikationsanbieter der Schweiz, musste sich mit diesen Herausforderungen auseinandersetzen. Eine Analyse der Prozesse und Methoden im Einkauf ergab, dass diese sehr reaktiv und unzusammenhängend waren. Im Rahmen von Umstrukturierungsmaßnahmen sollte ein moderner und effizienter Einkauf geschaffen werden. Ziel war hier, Prozesse durchgängig elektronisch abzuwickeln und Kunden und Lieferanten stärker zu integrieren.

Tino Lichtenberg, Head of Purchasing bei der Sunrise Communications AG: „Die über fünf Jahre alten eProcurement-Module unseres SAP-Systems konnten unseren Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Zum Teil waren das auch Eigenentwicklungen und Add-ons, mit denen sich durchgehende und mobile Freigabeprozesse nicht umsetzen ließen.“ Um externe Partner besser anbinden sowie flexibel auf Bestellabwicklungen und Genehmi-gungen reagieren zu können, war eine moderne Kataloglösung notwendig. In diesem Zuge wurden unter anderem Warengruppen sowie die dazugehörigen Warengruppenstrategien und eine eSourcing-Lösung eingeführt. „Dadurch ist es uns gelungen, den Einkauf als natürlichen Bestandteil von Projekten zu etablieren“, erklärt Lichtenberg.

Als nächster Schritt sollte mit einer neuen eOrdering-Lösung der Bestellablauf optimiert werden. Hier benötigen die Sunrise-Mitarbeiter unterschiedliche und flexibel einsetzbare Freigabeprozesse, zum Beispiel für Materialbestellungen, Dienstleistungen, IT-Kompo-nenten, Netzwerktechnik oder Marketingmaterial.

Bestellprozesse und Freigabe optimieren – mit Cloud-Lösung und App
Vor allem im operativen Bereich sollte das Einkaufsvolumen erhöht werden. Es galt, den 400 aktiven Bestellern und 200 aktiven Entscheidern eine Lösung anzubieten, die die Mitarbeiter entlastet und eine schnellere sowie transparentere Bestell- und Freigabe-Abwicklung ermöglichen.

Lichtenberg: „Wir haben neben einer eOrdering-Lösung für die operativen Bestellprozesse auch nach einer passenden App gesucht, mit der unsere Mitarbeiter noch schneller und unabhängiger agieren können. Der Einsatz der Smart-Connect-App war deshalb für uns vom ersten Moment an ein ausschlaggebendes Element.“

Die Mitarbeiter befinden sich oft in Kundenterminen oder auf dem Weg dorthin. Als Mobil-funkanbieter besitzt Sunrise einen sehr umfangreichen und strikt geregelten Genehmi-gungsprozess. Hierbei müssen sehr viele unterschiedliche Arbeitsschritte durchlaufen und momentan 150 freigeschaltete User eingebunden werden, die regelmäßig Freigaben erteilen. Eine parallele Abwicklung ist daher notwendig.

„Deshalb haben wir uns auch für Onventis entschieden, weil sich zum einen beide Anforderungen, also eOrdering-Lösung und Smart-Connect-App, in ihrer TradeCore-Lösung abbilden ließen“, erklärt Lichtenberg. Für die Cloud- und eProcurement-Experten sprach zudem, dass sie bereits ihre eSourcing-Lösung bei Sunrise erfolgreich implemen-tiert hatten. „So ließen sich beispielsweise Systemaufsetzung oder Lieferantenstandards aus der vorherigen Implementierung auch für das neue Projekt nutzen“, so Patric Fleck, Head of Sales bei Onventis.

App mit eOrdering-Lösung und SAP-System synchronisiert
Eine entscheidende Projektanforderung bestand darin, sowohl eOrdering-Software als auch App nahtlos in die SAP-Landschaft von Sunrise einzubinden.

Fleck: „Hier haben wir einen neuartigen Workflow-Table integriert. Das heißt, die Daten des Genehmigungsprozesses werden ganz normal im SAP-System verarbeitet, mit der TradeCore-Plattform abgeglichen und dann den Usern per App zur Verfügung gestellt.“

Die App ermöglicht es allen am Freigabeprozess beteiligten Mitarbeitern, jederzeit und von jedem Ort mit geringstem Aufwand auf die noch ausstehenden Freigaben zuzugreifen. Lichtenberg: „Dadurch und dank der parallelen Approval-Workflows ist es uns gelungen, die Prozessdurchlaufzeit um mehr als 60 Prozent zu verkürzen.“ Manager können beispiels-weise auch im Flugzeug Genehmigungen durchführen. Die Anwendung lässt sich dabei im Offline-Modus nutzen. Sobald der User wieder die Online-Funktion aktiviert, synchronisiert sich das System automatisch.

„Mittlerweile verwendet die Mehrheit der Nutzer die App, die mit ihrer klaren und einfachen Benutzeroberfläche in der Praxis überzeugen konnte.“ Anstatt der bisher durchschnittlich 4,2 Tage benötigen Mitarbeiter nun weniger als zwei Tage für Datenverarbeitung und Freigabe. Weitere positive Effekte konnten durch effiziente Such- und Kopierfunktionen erzielt werden.

Ständige Weiterentwicklung von App und Plattform
Sunrise nutzt die Smart-Connect-Anwendung bisher nur für Bestellgenehmigungen. Die App stellt aber auch weitere Genehmigungstypen bereit. Damit sind unter anderem auch Freigaben von Bedarfsanforderungen, Rechnungen oder Leistungsnachweisen bei Dienstleistungsbestellungen möglich.

„Wir haben bereits weitere Bereiche identifiziert, in denen Funktionen zur Erhöhung der Effizienz noch dringend benötigt werden. Ein Beispiel wäre hier die Einführung von Approvals für Bestelländerungen. Onventis ist hier stets offen für Vorschläge, die dann umgehend gemeinsam umgesetzt werden“, so Lichtenberg.

Das Feedback ihrer Kunden zur SmartConnect-App ist den eProcurement-Spezialisten dabei sehr wichtig. So sollen sämtliche Verbesserungsvorschläge in die neue Version der App einfließen, die im November als Update zur Verfügung gestellt wird. Ein entscheiden-der Punkt für Sunrise war hier die Einrichtung von Push-Nachrichten.

„Bisher haben es Sunrise-Mitarbeiter oft einfach nicht mitbekommen, wenn eine Purchase-Order zu genehmigen war“, stellt Fleck fest. „Mit der neuen Version wird ein User aktiv über Push-Nachrichten darauf hingewiesen, dass seine Freigabe benötigt wird.“, ergänzt Johannes Wiedmann, Product Manager für Mobile Applications bei Onventis.

Das Update lässt sich wie die App bequem im App-Store herunterladen. In der neuen Version können Nutzer nun auch verschiedene Geräte gleichzeitig verwenden, die sich automatisch synchronisieren. Bisher lässt die Anwendung nur ein Gerät pro User zu. Durch den App-Ansatz lässt sich so relativ schnell auf neue Bedarfe reagieren.

Aufgrund seiner nun effizienteren und transparenteren Geschäftsabläufe ist das neue IT-System bei Sunrise insgesamt besser auf die Herausforderungen des Telekommuni-kationsmarktes ausgerichtet. Lichtenberg: „Im Vergleich zu unserer früheren Lösung haben wir durch TradeCore SRM und die App TradeCore SmartConnect sehr viel an Flexibilität gewonnen, insbesondere hinsichtlich Inhalten und Workflows.“

Autor: Marian Spohn

2 Comments

  1. Eine massive Beschleunigung im Einkauf durch integrierte SaaS/Cloud Lösungen wird den Markt sicherlich nachhaltigig verändern. Diese Beschleunigung setzt dabei schon weiter vorne im Einkaufsprozess an. Ein Beispiel: Anstatt aufwendige und durch Berater unterstützte Analysen und Auswahlverfahren durchzuführen kann selbst bei komplexen Software-Projekten über Cloud Lösungen einee zum Kunden passgenau Sourcing Strategie entwickelt und über B2B Marktplätze auch gleich geeignete Dienstleister identifiziert werden. Dies geht um Faktoren schneller, billiger und auf globaler Ebene.

  2. Der strategische Bereich kann mithilfe von Cloud-Lösungen ebenfalls beschleunigt werden, das ist vollkommen richtig. Sunrise z.B. wickelt zusätzlich zum operativen Geschäft den kompletten Anfrage- und Ausschreibungsprozess über die Cloud-Lösung ab. Ich würde sogar noch einen Schritt weiter gehen. Die Beschleunigung setzt bereits zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess ein, nämlich bei der Auswahl der Lieferanten und deren Bewertung. Auch hier kann eine Cloud-Lösung große Einsparungen erzielen.

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