Anbindung nicht EDI-fähiger Geschäftspartner

Retarus bietet mit Fax2EDI Unternehmen die Möglichkeit, nicht EDI-fähige Kunden und Lieferanten unkompliziert an ihre EDI-Kommunikation anzubinden. Geschäftsdaten werden automatisiert im richtigen Format zugestellt, Mitarbeiter müssen eingehende Dokumente nicht mehr manuell bearbeiten. Das sorgt für kürzere Bestellvorgänge, einen schnelleren Cashflow und erhebliche Kostenvorteile.

EDI (Electronic Data Interchange) ist weltweit das gebräuchliche Verfahren zum elektro-nischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und wird zum Beispiel für die Abwicklung von Bestellungen, Lieferankündigungen und Rechnungsstellungen genutzt. Solche Geschäftsbelege von Firmen, die aus Kostengründen kein EDI-System einsetzen, werden in der Regel entweder manuell erfasst oder über ein Web-basierendes EDI-Portal übermittelt. Sowohl die manuelle Erfassung der Daten als auch die Pflege eines WebEDI-Portals verursachen erheblichen Aufwand.

Etablierte Kommunikationsprozesse nutzen
Retarus Fax2EDI ermöglicht es, nicht EDI-fähige Geschäftspartner ohne großen Aufwand an die EDI-Kommunikation anzuschließen. Auf Partnerseite ändern sich die bestehenden Kommunikationsprozesse nicht. Diese senden ihre Daten – etwa Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen – wie gewohnt per Fax. Die mit Aufwand verbundene Nutzung von WebEDI-Portalen entfällt.

Retarus richtet für Kunden neue Fax-Nummern ein oder übernimmt deren gebräuchliche Nummern. Die bei Retarus eingehenden Fax-Dokumente durchlaufen eine OCR-Engine und sind anschließend vollständig maschinell zu verarbeiten. Sollten Dokumente durch die OCR nicht erkannt werden, zum Beispiel das unsauber ausgefüllte Bestellformular eines Frisörsalons an den Haarpflegemittel-Versand oder die in unleserlicher Handschrift ausgestellte Bestellung aus dem Labor an den Chemikalien-Vertrieb, werden diese optional manuell erfasst. Nach dem Abgleich der Stammdaten werden die Daten in das passende, strukturierte Zielformat konvertiert und zugestellt. OCR, manuelle Nachbe-arbeitung und Stammdatenerfassung sorgen für die exakte Übereinstimmung der strukturierten Daten mit den Original-Dokumenten. So können sie beim Empfänger sofort automatisiert verarbeitet werden. Papierläufe entfallen, Unternehmen profitieren unter anderem von kürzeren Bestellvorgängen und schnellerem Cashflow – und von einem Kostenvorteil von rund 80% gegenüber einer manuellen Auftragsbearbeitung. Neben den strukturierten Daten erhalten Fax2EDI-Anwender bei Bedarf auch die originalen Fax-Dokumente, zum Beispiel, um sie kontrollieren und archivieren zu können.

Praxisbeispiel Chemische Industrie
Große Produzenten und Anbieter von Chemikalien erhalten üblicherweise Bestellungen per EDI. Viele Kunden bestellen dennoch per Fax. Der Grund: Es gibt individuelle chemische Mischungen, die sich nicht katalogisieren lassen und somit keine Artikelnummer besitzen. Diese Fax-Bestellungen werden als PDF per Fax2Mail an eine E-Mail-Adresse bei Retarus übermittelt, dort über eine OCR-Engine erfasst sowie via EDI konvertiert und an das SAP-System des Anbieters zugestellt. Die Sachbearbeiter dort müssen diese Bestellungen nicht mehr manuell in SAP einpflegen und können sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren.